Resumen Introducción a la Administración
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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN
DE LA ADMINISTRACIÓN, LOS ADMINISTRADORES Y LAS ORGANIZACIONES
CAPITULO I: FUNDAMENTOS BASICOS DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN
“El arte de hacer que las cosas se hagan a través de las personas”
“… la ADMINISTRACIÓN es el logro de las metas organizacionales de una forma eficaz y
eficiente a través de la planeación, organización, dirección y control de los recursos
organizacionales…”
CARACTERÍSTICAS
1) Es universal: se aplica a todo tipo de organizaciones y en todos los niveles
organizacionales
2) Sirve para lograr los fines y objetivos de la organización
3) Utiliza distintos tipos de recursos
4) Aplica el proceso administrativo
5) Permite un desempeño eficaz y eficiente de la organización
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Caracterización Epistemológica de la Administración
LA ADMINISTRACIÓN COMO CIENCIA
La palabra ciencia proviene del latín (scientia: conocimiento) y significa comprensión y
explicación de las relaciones y de la interacción de los elementos que componen al
objeto de estudio, así como también incluye un análisis dinámico de su funcionamiento.
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Ciencia: Investiga y explica el comportamiento de determinados sucesos o
hechos para lo cual se nutre de hipótesis, teorías, leyes, modelos y postulados.
LA ADMINISTRACIÓN COMO TÉCNICA
La técnica, a diferencia de la ciencia, no explica el comportamiento de los fenómenos, sino que
opera con dichos objetos, siguiendo determinados procedimientos y reglas que normalizan la
operación y transforman.
LA ADMINISTRACIÓN COMO ARTE
El arte es cualquier actividad realizada por el hombre con una finalidad estética, a través de la
cual se expresan ideas, emociones, etc. El arte no busca explicaciones, ni comprensión de la
realidad de un objeto (ciencia), ni tampoco transformar u operativizar las cosas (técnica). El arte
se realiza en forma individual, de manera subjetiva y vivencial, puede ser comunicado o no a
otros individuos.
B. LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO
Henry Fayol sostuvo en el marco de su Teoría clásica de la Administración de que todos los
gerentes realizan cinco funciones administrativas, a saber: planifican, organizan, mandan,
coordinan y controlan.
En la actualidad se han reducido a cuatro funciones básicas: planificación, organización,
dirección y control.
Administración no implica ejecutar tareas u operaciones, sino hacer que éstas tareas sean
ejecutadas por otras personas, por cuanto el administrador no es aquel que ejecuta tareas sino
el que consigue que otros las realicen mediante el cumplimento de cada una de sus funciones
administrativas.
Técnica
Arte
Ciencia
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Figura 1: Funciones administrativas
Las organizaciones existen para lograr algún propósito, alguien debe definir con claridad ese
propósito y los medios para darle cumplimiento. Quienes definen estos propósitos son los
gerentes o administradores y lo hacen mediante el cumplimiento de sus funciones.
La función de planificación consiste primero en determinar “donde estamos parados”, es
decir, una revisión del estado de la organización (diagnóstico) y una clara descripción de los
recursos con que cuenta.
Mediante el ejercicio de la función organización los gerentes diseñan la estructura de la
organización. Ésta se refiere al proceso de definir las tareas, asignar responsabilidades,
asignar los recursos y coordinarlos para el logro de los objetivos.
En toda organización existen personas y su trabajo debe ser integrado y coordinado. Esa
función está a cargo de la gerencia y se llama función de dirección.
La última función administrativa que realizan los gerentes es el control.
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C. Ámbito de aplicación de la administración
El objeto de estudio de la administración son las Organizaciones.
“La administración se aplica en todo tipo de organizaciones, tenga o no un fin de lucro”
LAS ORGANIZACIONES Y SUS NIVELES
En las organizaciones pequeñas, por lo general, solo se encuentra presente un nivel
gerencial que estará integrado por el dueño o propietario de la misma. En cambio, en las
organizaciones más grandes se presentan varios niveles gerenciales que presentan
diferencias entre sus objetivos, tareas, grado de responsabilidad y autoridad. (Decir que ambos
gerentes operan de forma diferente significa que las tareas que realizan, grado de
responsabilidad y autoridad, son diferentes)
“Todos los gerentes, no importa cuál sea su nivel, cumplen con las funciones
administrativas, es decir, todos planifican, organizan, dirigen y controlan”.
Gerente: Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros, lo que
puede significar la responsabilidad directa sobre un grupo de personas en un departamento, o
bien, tener que supervisar a una sola persona.
1) Gerentes de Primera Línea: Son jefes de área, jefes de servicio, jefes de ventas,
capataces, encargados, etc.
Son responsables directos de todo el desarrollo operativo necesario para la fabricación de
productos o la prestación de los servicios. Deben organizar, dirigir y controlar la labor de sus
subordinados en forma coordinada con el nivel de gerencias medias.
2) Gerentes del Nivel Medio: Son Gerentes de producto, Gerente de área, Gerente de
recursos humanos, Decano, obispos, líder de proyecto, etc.
Estos gerentes reciben estrategias y políticas generales de la alta dirección y deben traducirla
en objetivos o metas y planes estratégicos, denominado Planeamiento táctico o directivo que
serán instrumentados por los gerentes de primera línea.
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Son responsables de dirigir y coordinar las actividades de los gerentes de primera línea y, en
ocasiones, de personal no administrativo como oficinistas, recepcionistas y asistentes
ejecutivos. Los gerentes de mandos medios instrumentan las órdenes que reciben de la alta
dirección delegando autoridad en sus subordinados, deben traducir los objetivos generales
fijados por la alta dirección en planes, programas y procedimientos operativos concretos,
coordinando, a su vez, éstos programas y recursos con los otros gerentes.
3) Gerentes de Alto Nivel: Son responsables de tomar las decisiones y establecer las
políticas y estrategias que afectan a toda la organización.
D. Los Administradores
Es aquel que consigue que otros realicen las tareas mediante el cumplimiento de cada una de
sus funciones administrativas.
El administrador necesita estar atento a los eventos ocurridos en el pasado y los que están
aconteciendo actualmente, a fin de poder realizar las previsiones futuras, ya que su horizonte
debe ser más amplio, debe manejar los eventos que ocurren dentro de la empresa y los
eventos externos, ya que debe trabajar para que se alcancen los objetivos organizacionales.
El administrador no sólo es un agente de dirección sino un agente de cambio y de
transformación de las organizaciones, que las va a conducir por nuevos rumbos, procesos,
objetivos, estrategias, tecnologías y horizontes. El administrador es un agente educador y
orientador que modifica los comportamientos y actitudes de las personas, por cuanto también
es un agente cultural, ya que con su estilo de dirección modifica la cultura organizacional de la
empresa.
“El Administrador es la persona responsable de una Organización o una Subunidad”
¿QUE HACEN LOS ADMINISTRADORES?
LA TAREA DIRECTIVA
COMPETENCIAS DEL ADMINISTRADOR
1. Conocimiento: Es el conjunto de información, conceptos, ideas, experiencias y
aprendizajes que el administrador tiene sobre su especialidad
2. Perspectiva: Es la capacidad de poner el conocimiento en acción, de saber transformar
la teoría en práctica, es decir, de poner en práctica los conceptos e ideas abstractas que
están en la mente del administrador, poder percibir las oportunidades y llegar a
transformarlas en acciones.
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3. Actitud: Refiere al comportamiento personal del administrador frente a las situaciones
de trabajo; representa el estilo personal de hacer que las cosas sucedan, la manera de
dirigir, motivar y comunicar. Incluye el impulso y la determinación de innovar, la
convicción personal de mejorar continuamente, el espíritu emprendedor. Esta
competencia permite que el administrador sea un agente de cambio en las
organizaciones.
HABILIDADES DEL ADMINISTRADOR
a) Habilidades Técnicas: Son habilidades con las que cuenta una persona. Provienen del
conocimiento de temas o especialidades propiamente dichas que las incorporó
mediante el estudio específico, la práctica o estudios a nivel técnico o profesional.
Las habilidades técnicas implican el “saber hacer”.
b) Habilidades Humanas: Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma
individual como grupal.
Las habilidades humanas se vinculan con el desarrollo de habilidades interpersonales.
c) Habilidades Conceptuales: Contar con la capacidad de conceptualizar situaciones
abstractas, para lo cual es necesario que puedan visualizar a la organización como un
todo. Implica poder contemplar las relaciones que se presentan entre los distintos
subsistemas que componen la organización y sus interacciones con el entorno que la
rodea.
¿Qué relación existe entre los Niveles Gerenciales y las Habilidades Administrativas?
Las tres habilidades administrativas son importantes y deben encontrarse presente en
todos los niveles gerenciales, es decir, en cada nivel el administrador debe contar con
habilidades conceptuales, habilidades humanas y habilidades técnicas.
Katz determinó que dependiendo del nivel gerencial del que se trate hay un orden de
importancia de las habilidades donde una de ellas debe predominar.
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Como se puede observar en el nivel de Alta Dirección o Gerentes de alto nivel la habilidad que
predomina es la Habilidad Conceptual.
Esto es porque en ese nivel se desarrollan los planes estratégicos por lo tanto se debe contar
con la capacidad de ver a la organización en forma sistémica a fin de poder trazar los planes
que permitirán alcanzarán los objetivos estratégicos.
En el nivel de Gerencias Medias predomina la Habilidad Humana.
En el nivel de Gerencia de primera línea predominan las habilidades técnicas ya que estos
gerentes son los guían el trabajo operativo de los empleados y deben de supervisar todo el
trabajo además de elaborar los planes operativos
Roles del Administrador
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Roles Gerenciales de Mintzberg
El concepto de roles gerenciales se refiere a las acciones o comportamientos específicos
exhibidos por los gerentes, y que se espera que éstos encarnen.
Los roles interpersonales tienen que ver con las personas (subordinados e individuos ajenos
a la organización) y otros deberes de carácter ceremonial y simbólico. Los tres roles
interpersonales son representante, líder y enlace.
Los roles informativos involucran la recopilación, recepción y transmisión de información. Los
tres roles informativos son monitor, difusor y vocero.
Por último, los roles decisorios implican la toma de decisiones o la elección de alternativas, e
incluyen al emprendedor, al solucionador de conflictos, al asignador de recursos y al
negociador.
Mintzberg concluyó que los gerentes realizan 10 roles diferentes pero, a su vez, relacionados
entre sí.
Mintzberg propuso que, al desempeñar estos roles, las actividades de los gerentes incluyen
tanto la reflexión (razonamiento) como la acción (ejecución).
En los niveles más altos de la organización, los roles de difusor, representante, negociador,
enlace y vocero son más importantes; por otra parte, el rol de líder (tal como lo definió
Mintzberg) es más relevante para los gerentes de niveles más bajos que para los de niveles
intermedios o altos.
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E. Evaluación del desempeño administrativo
El desempeño de los administradores o gerentes es evaluada en términos de Eficacia y
Eficiencia.
HACER CORRECTAMENTE LAS COSAS
HACER LAS COSAS CORRECTAS
EFICIENCIA: Se refiere a la cantidad de materias primas, dinero y personas que son
necesarias para producir un volumen dado de producción. Es la cantidad de recursos que se
utilizan para producir un determinado producto o prestar un servicio.
EFICACIA: Es el grado en que la organización logra una meta estipulada. Significa que la
organización tiene éxito en el logro de lo que trata de hacer. La eficacia significa proporcionar
un determinado producto o prestar un servicio.
La Eficacia y la Eficiencia están relacionadas entre sí, ya que la gerencia debe ocuparse tanto,
de lograr que las actividades se lleven a cabo y se alcancen las metas, y también de que lo
realizado sea hecho con la mayor eficiencia posible.
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Bibliografía:
Notas de Cátedra – Capítulo 1
Daft, Richard L. Introducción a la Administración. Ed. Thompson. México. 4º Edición. 2005. Capítulo 1.
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CAPITULO II: ESTUDIO DE LA ORGANIZACION
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
“Es la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar
el logro de un objetivo o propósito explícito y común, a través de la división del trabajo y
funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad”. (E. Shein)
CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES
▪ Son sistemas sociales: las organizaciones están formadas por personas.
▪ Contiene un sistema de actividades
▪ Objetivo común: todas las personas trabajan para cumplir los mismos objetivos
organizacionales.
▪ Tienen una estructura deliberada.
▪ Cuentan con recursos.
▪ Son sistemas abiertos: Las organizaciones se encuentran dentro de algo que se
denomina entorno, ambiente o contexto. La organización no se encuentra sola y aislada,
sino que existe un conjunto de otras organizaciones que le van a afectar y ésta también
influirá sobre las mismas. También las decisiones que se tomen en el escenario político,
los cambios en la economía, los avances tecnológicos, etc. Afectarán no solo a la
organización en estudio sino a todas las organizaciones del sector.
Las organizaciones deben de tener la capacidad para poder adaptarse a este entorno,
ambiente o contexto a fin de poder sobrevivir y para ello deberán tener una importante
capacidad de adaptación al cambio, deberán tener que trabajar con el proceso administrativo
en forma continua para que mediante la función de retroalimentación puedan continuar
existiendo en el mercado.
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LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Y LOS OBJETIVOS INDIVIDUALES
CONCEPTO DE OBJETIVOS
Los objetivos son resultados específicos que se pretenden alcanzar en determinado
período de tiempo.
Resultados: deben ser medibles.
Periodo de tiempo:
• Largo Plazo
• Mediano Plazo
• Corto Plazo
La función de los administradores en la organización será crear y mantener un sistema de
esfuerzos cooperativos entre las personas que trabajan en ella. Se deberán tomar decisiones
capaces de incentivar la coordinación de la actividad organizada, de tal modo que las personas
sean eficaces y eficientes al mismo tiempo, es decir, que consigan los objetivos organizaciones
y, simultáneamente, se sientan satisfechas por alcanzar sus propios objetivos individuales
mediante su trabajo.
La Organización como Sistema
SISTEMA
Es un conjunto de elementos que se encuentran dinámicamente relacionados entre sí,
formando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y
proveyendo salidas procesadas.
Elementos: Constituye las parte u órganos que componen el sistema y están
dinámicamente relacionados entre sí manteniendo una constante interacción.
Relacionados: la red que caracteriza las relaciones entre los elementos (red de
comunicaciones entre los elementos). Las líneas que forman la red de relaciones constituyen
las comunicaciones existentes en el sistema.
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AMBIENTE
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
• Insumos
• Información
• Energía
A
• Sistemas y
• Productos
procedimientos
• Materias Primas
específicos para
• Servicios
• Información
producir las salidas
• Utilidades
• Dinero
del sistema
• Contaminación
RETROALIMENTACION
La posición de las líneas refleja la cantidad de información del sistema, y los eventos que
fluyen para la red que constituye el sistema son las decisiones.
Actividad: En el sistema existe un conjunto de elementos (que son parte u órganos del
sistema) que se relacionan en forma dinámica en una red de comunicaciones.
Subsistemas: Son las partes del sistema que van a procesar toda la actividad y constituye
el sistema.
Entradas: Son datos, información, energía o materia
Salidas: Información, energía o materia
Representación Gráfica Del Sistema
PARÁMETROS DEL SISTEMA
Sistema (caja negra)
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