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Principios de administración – capítulo 1
by Victoria Alaniz Dowgaluk
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RESUMEN PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN – CAPÍTULO 1
Los administradores
Son aquellas personas que coordinan y supervisan el trabajo de otras personas para lograr los
objetivos organizacionales.
Tienen aptitudes y habilidades administrativas para dar dirección a las organizaciones.
Crean y coordinan el entorno laboral y los sistemas de trabajo para que los demás
puedan realizar su trabajo.
Contribuyen a la productividad y a la lealtad de la fuerza laboral.
La administración se esfuerza por aprovechar los recursos (eficiencia) y lograr los objetivos de
la organización (eficacia). La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la
menor cantidad de insumos o recursos, mientras que la eficacia es efectuar aquellas
actividades que derivarán en el logro de los objetivos de la empresa.
Niveles de administración
Existen tres enfoques para describir la labor gerencial. Uno basado en las funciones, uno
basado en los roles y otro basado en las habilidades.
Funciones del proceso administrativo (Fayol)
El proceso administrativo es el proceso por el que las organizaciones se dirigen hacia sus fines
u objetivos. Implica combinar y coordinar recursos (inputs) para obtener resultados (outputs).
Se ejerce sobre la información de la realidad con la que se cuenta. Consta de 4 etapas:
1. Planificación: definir objetivos, establecer estrategias y desarrollar planes para
coordinar las actividades.
2. Organización: disponer y estructurar el trabajo para lograr los objetivos.
3. Dirección: motivar, orientar, comunicar, resolver conflictos y problemas.
4. Control: Revisar las actividades y evaluar el resultado. Supervisar, comparar y corregir
Inputs/ Recursos: humanos, financieros, materias primas, tecnológicos, información.
Administradores
de alto nivel
Administradores de
nivel medio
Administradores de supervisión
Empleados no administradores
Toman decisiones que impactan en toda la
organización y formulan políticas generales.
Administran el trabajo de los supervisores.
Administran el trabajo de la base de la pirámide
organizacional.
Son los responsables de una unidad de la
organización.
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Outputs/ Desempeño: alcanzar las metas. Productos, servicios, eficiencia y eficacia.
Roles y habilidades de los administradores
Los roles gerenciales son acciones o comportamientos específicos exhibidos por los gerentes y
que se espera que lleven a cabo. Los podemos dividir en tres: interpersonales, informativos y
de decisión.
ROLES (Mintzberg)
Interpersonales
Roles gerenciales que involucran
personas y otros deberes de carácter
ceremonial y simbólico.
Representante, enlace y
líder.
Informativos
Roles gerenciales que tienen que ver con
la recopilación, recepción y transmisión
de información.
Monitor, portavoz y
difusor.
De decisión
Roles administrativos que giran en torno
de la toma de decisiones o la elección de
alternativas
Emprendedor,
solucionador de
conflictos y asignador de
recursos.
Al desempeñar estos roles, las actividades de los gerentes incluyen tanto la reflexión
(razonamiento), como la acción (ejecución). El hincapié que hacen los gerentes en los distintos
roles varía según el nivel organizacional. En los niveles más altos, los roles de difusor,
representante, negociador, enlace y vocero son más importantes. Por otra parte, el rol de líder
es más relevante para los gerentes de niveles más bajos que para los de niveles intermedios o
altos.
HABILIDADES (Katz)
Capacidad de pensar y conceptualizar situaciones abstractas y
complejas.
Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto
individualmente como en grupo.
Conocimiento específico del trabajo y de las técnicas necesarias
para realizar de forma competente las tareas laborales.
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Cambios en la gestión administrativa
CAMBIO
IMPACTO
Cambio tecnológico
(digitalización)
Desplazamiento de los límites de la organización. Centros de
trabajo virtuales. Fuerza laboral con más movilidad. Horarios de
trabajo flexibles. Empoderamiento de los empleados. Equilibrio
entre vida profesional/personal. Desafíos de las redes sociales.
Mayor énfasis en la
ética organizacional y
administrativa
Redefinición de valores. Reconstrucción de la confianza. Mayor
responsabilidad. Sustentabilidad.
Mayor competitividad
Servicio al cliente. Innovación. Globalización.
Eficiencia/productividad.
Nuevas amenazas a la
seguridad
Administración del riesgo. Incertidumbre respecto a fuentes
futuras de energía. Reestructuración del centro de trabajo.
Discriminación. Asistencia a empleados. Incertidumbre respecto al
clima económico.
La importancia del estudio de la administración
Podemos explicar cuál es el valor de estudiar administración a partir de tres hechos: la
universalidad de la administración, la realidad laboral y las recompensas y desafíos que
conlleva ser un gerente.
Universalidad de la administración
La administración es necesaria en organizaciones de todo tipo y tamaño, en todos los niveles
organizacionales, en todas las áreas de la organización, y en las organizaciones de cualquier
lugar del mundo.
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Aportes de la teoría de la administración
Primeras manifestaciones de prácticas de administración (3000ac – 1776dc)
Primeros ejemplos de administración: Egipto, China, Venecia.
Adam Smith: 1776, división del trabajo en tareas más simples y repetitivas mejora la
productividad porque los trabajadores logran especializarse y pierden menos tiempo.
Revolución industrial: fines s. XVIII, fuerza humana se sustituye por la de las máquinas
permitiendo que fuera más económico producir bienes en fábricas que en el entorno
doméstico.
Modelo clásico (1911-1947)
El estudio formal de la administración como disciplina surge recién a comienzos del s. XX. Estos
primeros estudios hacían hincapié en la racionalidad y en la necesidad de que las
organizaciones y los trabajadores fueran lo más eficientes posible. Dos teorías principales:
administración científica y teoría general de la administración.
Administración científica
(Taylor)
Se centra en cambios científicos de las prácticas de
administración para mejorar la productividad de la mano de
obra. Enfoque administrativo que involucra el uso del método
científico para determinar la “mejor manera” de realizar un
trabajo.
Teoría General de la
Administración (Fayol)
Se enfoca en el trabajo de los administradores y en buenas
prácticas administrativas. Plantea los 14 principios
administrativos, que son reglas administrativas fundamentales
que podrían aplicarse en todas las situaciones organizacionales
y enseñarse en las escuelas. Funciones de la administración.
Teoría de las Burocracias
(Max Weber)
Desarrolla su teoría de las estructuras y las relaciones de
autoridad basada en un tipo ideal de organización: burocracia.
Normas y reglamentos formales, autoridad legal, orientación
profesional, impersonalidad, selección formal, jerarquía de
autoridad y división del trabajo. Forma de organización
caracterizada por la división del trabajo, una jerarquía
claramente definida, normas y reglamentos detallados y
relaciones impersonales.
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Modelo conductual (1700-1950)
El enfoque de las investigaciones fueron las acciones de las personas o comportamiento
organizacional (C.O.). Se concentra en comprender la conducta, las necesidades y actitudes en
el lugar de trabajo.
Robert Owen
(fines s. XVIII)
Interesado en mejorar el ámbito laboral. Propone que el dinero
gastado en mejorar el trabajo es una buena inversión.
Chester Barnard
(1930-1940)
Considera a las organizaciones como sistemas sociales que
demandan cooperación. Plantea que el trabajo de un gerente es
comunicarse con los empleados y estimularlos. Primero en
afirmar que las organizaciones son sistemas abiertos.
Elton Mayo
(1924-1932)
Los estudios de Hawthorne realizados por Elton Mayo durante
1920 y 1930 dieron lugar al surgimiento de nuevos conceptos
sobre el comportamiento grupal e individual. Concluyeron que
el comportamiento y las actitudes de las personas tienen
estrecha relación entre sí, que los factores grupales afectan
significativamente el comportamiento individual, que las
normas grupales también inciden directamente en la
productividad individual y que la retribución económica influye
menos en la productividad que la seguridad, los estándares del
grupo y las actitudes de sus miembros.
Mary Parker Follet
Reconoce que las organizaciones pueden verse desde la
perspectiva del comportamiento individual o grupal. Ideas más
orientadas hacia la gente y no al método científico. Plantea que
las organizaciones deben basarse en la ética grupal.
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Modelo cuantitativo (1940-1950)
Se desarrolla a partir de las soluciones matemáticas y estadísticas surgidas durante la Segunda
Guerra. Involucra la aplicación de modelos estadísticos, de optimización, de información,
simulaciones y otras técnicas cuantitativas para administrar las actividades y mejorar la toma
de decisiones. Las distintas técnicas cuantitativas aplicadas a la mejora del proceso de toma de
decisiones gerenciales se emplean con frecuencia en la administración de calidad total.
La administración de calidad total (ACT/TQM) es una filosofía administrativa cuyos ejes son la
mejora continua y la sensibilidad hacia las necesidades y expectativas del cliente. Fue
desarrollada por expertos en calidad (Deming y Juran), cuyos desarrollos habían sido utilizados
en Japón (1950) y cerca de 1980, tomados por empresarios de EE.UU.
Enfoque en el cliente, interés por la mejora continua, enfoque en los procesos, mejoramiento
de la calidad de todo, medidas precisas y empoderamiento de empleados son sus principios.
Modelos contemporáneos (1960 en adelante)
A partir de 1960 los investigadores comenzaron a tener en cuenta lo que ocurre en el entorno
que está fuera de los límites de la organización. De este enfoque se desprenden dos
perspectivas: el modelo sistémico y el modelo de contingencias.
Modelo
sistémico
Barnard fue el primero en afirmar que las organizaciones funcionan como
sistemas cooperativos o abiertos, es decir, que son influenciadas por su
entorno e interactúan con él. Este modelo implica que las decisiones
tomadas por un área organizacional y las acciones que se pongan en
práctica en ella terminarán afectando a otras áreas. Además, reconoce que
las organizaciones no son autosuficientes, sino que dependen de su
entorno para obtener los insumos esenciales y para dar salida a su
producción.
Modelo de
contingencias
(situacional)
Propone que las organizaciones son diferentes, que cada una enfrenta
situaciones (contingencias) distintas y requiere formas de administración
específicas; incluso las unidades dentro de una misma organización son
distintas entre sí. Sería raro encontrar reglas administrativas de aplicación
universal que funcionen bien en todas las situaciones. Los investigadores
aun trabajan en identificar estas variables situacionales.
Perspectiva: los fenómenos organizacionales se producen en patrones
lógicos. Los gerentes diseñan y aplican respuestas similares ante tipos
comunes de problemas.
Variables de contingencia: tamaño de la organización, tecnologías,
incertidumbre, diferencias individuales.
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(modelo sistémico)
(modelo de contingencias)
Anexo: 14 principios administrativos de Fayol
1. División del trabajo: la especialización incrementa la producción al hacer que los
empleados sean más eficientes.
2. Autoridad: los gerentes deben ser capaces de dar órdenes; la autoridad les concede
ese privilegio.
3. Disciplina: los empleados deben obedecer y respetar las normas que rigen a la
organización.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un superior único.
5. Unidad de dirección: la organización debe tener un solo plan de acción que guíe a los
gerentes y a los trabajadores.
6. Subordinación de los intereses individuales al interés general: los intereses de
cualquier empleado o grupo de empleados en particular no deben tener preeminencia
respecto de los intereses de la organización en su conjunto.
7. Remuneración: los trabajadores deben recibir un salario justo en pago por sus
servicios.
8. Centralización: este término hace referencia al grado en que los subordinados se
involucran en la toma de decisiones.
9. Jerarquía: se trata de la línea de autoridad que va de nivel administrativo más alto a los
rangos más bajos del escalafón.
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10. Orden: las personas y los materiales deben hallarse en el lugar apropiado y en el
momento exacto.
11. Equidad: los gerentes deben ser amables y justos con sus subordinados.
12. Estabilidad de los puestos de trabajo: la administración debe realizar una planeación
ordenada del personal, y asegurarse de que haya reemplazos disponibles para cubrir
las vacantes.
13. Iniciativa: los empleados autorizados para proponer planes y llevarlos a la práctica,
deben ejercer altos niveles de esfuerzo.
14. Espíritu de grupo: fomentar el espíritu de equipo genera armonía y unidad dentro de la
organización.
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