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La agenda del equipo
directivo
Encarar el día a día
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La agenda del equipo directivo
“Siento que el tiempo nunca me alcanza…”
“Estoy siempre corriendo contra el reloj…”
“Entré a las ocho menos cuarto, y cuando miro el reloj y veo que son las cinco,
no entiendo cómo se me pasó el tiempo…”
¿Quién de los directivos no se siente o se ha sentido,
por momentos, identificado con alguna de estas frases?
Marturet, M. (2010)
Reuniones con padres, alumnos que se accidentan, docentes con dudas o
ideas para compartir, ausencias imprevistas, planillas de información a
completar, supervisores de visita. Los quehaceres y responsabilidades del
equipo directivo llenan —y a veces desbordan— cualquier agenda. Ante tareas
tan arduas y diversas, el equipo directivo puede guiarse por cuatro preguntas
centrales:¿cuánto de lo que hace se relaciona directamente con el aprendizaje
de los alumnos?, ¿cuántas veces la urgencia lo desvía de lo planificado?, ¿qué
actividades puede delegar?, ¿cómo puede organizarse mejor?
El equipo directivo trabaja siempre en tres dimensiones:
Dimensión técnico-administrativa: incluye las tareas administrativas,
burocráticas y organizativas. Por ejemplo, atender a proveedores,
completar formularios con información y organizar el uso de los lugares
comunes. Esta dimensión hace al funcionamiento de la escuela como
organización, de ahí su importancia. Sin embargo, es común que el
equipo directivo se vea absorbido por estas tareas, lo que quita tiempo a
las otras dimensiones.
Dimensión socio comunitaria: incluye crear y mantener vínculos hacia
adentro y hacia afuera de la escuela. Hacia adentro, el director define el
gobierno de la institución, y busca que sus decisiones sean viables y
legítimas. Esto implica habilidad para comunicar, generar consensos,
posicionarse como autoridad y atender demandas. Hacia afuera, el
equipo directivo busca conocer el medio social donde la escuela está
inmersa, vincularse positivamente con las familias y articular con las
instituciones que trabajan en temas de infancia y juventud, para crear
redes que articulen políticas sociales relacionadas.
Dimensión pedagógico-didáctica: es la razón de ser del equipo
directivo. Implica saber y coordinar qué y cómo se enseña. El equipo
directivo debe liderar el proceso curricular de la organización: debe
proponer, problematizar y orientar la reflexión sobre las estrategias de
enseñanza y los procesos de aprendizaje de los alumnos; debe orientar
a los docentes ante las problemáticas o dificultades que se presenten;
debe acompañarlos en la planificación, el diseño de secuencias y la
selección de recursos, etc. Toda acción del equipo directivo debe tener
como objetivo mejorar las prácticas educativas de la escuela.
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Aunque las tres dimensiones son importantes, la pedagógico-didáctica debe
primar sobre las demás. El equipo directivo tiene una responsabilidad central e
indelegable en esa dimensión. Orienta a los docentes y genera las condiciones
institucionales para que la enseñanza y el aprendizaje puedan tener lugar. Para
que la dimensión pedagógico-didáctica tenga la atención que merece, es
indispensable planificar y reservar tiempo para las tareas pedagógicas: recorrer
las aulas, mirar las planificaciones, aconsejar a los docentes, analizar
trayectorias, etc. Con una buena agenda, el trabajo del equipo directivo puede
apuntar hacia el objetivo fundamental: construir una buena escuela.
Criterios para organizar la agenda del equipo directivo
Para organizar la agenda del equipo directivo importan dos cosas. Por un lado,
conocer el uso real que el equipo hace del tiempo. Al final del trajín de la
jornada es frecuente sentir que aunque las tareas que se cumplieron fueron
muchas el tiempo no alcanzó. ¿Dónde fueron a parar las horas en la escuela?
Una actividad sencilla permite detectar a qué actividades se le dedicó más
tiempo, cuáles no se pudieron acometer pese a su importancia, y qué acciones
que insumen demasiado tiempo se podrían delegar.(Véase actividad 1,
autobservación.)
Por otro lado, es necesario tener en claro qué aspectos y tareas son
prioritarios. Como dice Marturet (2010), “gobernar la escuela supone, también,
tomar decisiones respecto de qué tareas hacer, cuáles priorizar, cuáles
postergar o delegar, cómo organizarlas en el tiempo. En el medio de un caudal
de acciones, se trata de que el árbol no tape al bosque y se pierda de vista lo
que es realmente importante” (Marturet, 2010).
a. Priorizar la dimensión pedagógica
La dimensión pedagógica es la principal responsabilidad del equipo directivo;
por eso debe ocupar un lugar central en la agenda. Todo cuanto afecte la
enseñanza y el aprendizaje es prioritario.
Recomendaciones:
Generar oportunidades para asesorar a los docentes
o Fijar momentos de planificación conjunta y trabajo colectivo. Los
momentos de planificación por grado o ciclo son clave porque
fortalecen la coherencia y la articulación de contenidos y
propuestas. La experiencia de muchos directivos muestra que a la
hora de diagramar los horarios escolares es muy fructífero que los
docentes de un mismo grado o área tengan horas disponibles
para encontrarse. Esos encuentros permiten avanzar en la
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construcción de acuerdos pedagógicos sobre temas clave como
la evaluación, los criterios de promoción, la articulación entre
grados y ciclos, etc. Esto potencia la coherencia del equipo y la
divulgación de buenas prácticas.
o Identificar los núcleos a trabajar con los docentes. Ante la falta de
tiempo, el equipo directivo debe enfocarse en los docentes y las
áreas que requieren más apoyo. Para ello, es necesario identificar
situaciones críticas para el aprendizaje.
o Definir un plan de asesoramiento con una dimensión temporal: es
recomendable planificar a qué docentes se asesorará, cuándo,
con qué frecuencia y cómo se harán las devoluciones y
sugerencias. Establecer y anotar en la agenda qué días y a qué
hora se harán las observaciones y devoluciones puede servir para
proteger ese momento. Si el equipo directivo tiene varios
miembros, pueden dividirse la tarea para hacer un seguimiento en
profundidad de diferentes grados o ciclos. Siempre se debe
recordar que el asesoramiento no se agota con una observación
de clases. Solo se completa cuando se da orientación y se vuelve
a visitar el aula para evaluar avances y nuevas necesidades.
Observar los indicadores de aprendizaje.
El equipo directivo puede valerse de los indicadores de aprendizaje para saber
dónde concentrar el apoyo pedagógico y prevenir situaciones problemáticas. El
calendario anual de la escuela marca momentos clave para mirar los
indicadores más relevantes, actividad que debe plasmarse en la agenda. El
cierre de la etapa de diagnóstico y la finalización de cada trimestre son los
mejores momentos para analizar los niveles de aprendizaje.
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Junio a
agosto
Septiembr
e a
noviembre
Diciembre
Eventos
Primer
monitoreo
trimestral.
Seguimient
o de la
estrategia
de
enseñanza
:
observació
n de
clases,
cuadernos,
bibliotecas.
Segundo
monitoreo
trimestral.
Seguimient
o de la
estrategia
de
enseñanza
:
observació
n de
clases,
cuadernos,
bibliotecas.
Tercer
monitoreo
trimestral.
Fin de
clases.
Primer
período
compensat
orio.
Indicadore
s de
eficiencia
interna
Tasa de graduación (trimestral y en las
compensaciones).
Tasa de repitencia (trimestral y en las
compensaciones).
Tasa de abandono.
Tasa de ausentismo.
Indicadore
s de
niveles de
aprendizaj
e
Tasa de
desaproba
ción
trimestral.
Calidad de
las clases
y de los
trabajos de
alumnos.
Tipo y
calidad de
las
evaluacion
es.
Seguimient
o de uso
Tasa de
desaproba
ción
trimestral.
Calidad de
las clases
y de los
trabajos de
alumnos.
Tipo y
calidad de
las
evaluacion
es.
Seguimient
o de uso
Tasa de
desaproba
ción
trimestral.
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de la
biblioteca.
Seguimient
o del uso
del tiempo
en clase.
Resultados
de
seguimient
o del
alumno.
de la
biblioteca.
Seguimient
o del uso
del tiempo
en clase.
Resultados
de
seguimient
o del
alumno.
b. Organizar rutinas de trabajo
Varias de las actividades de los equipos directivos se repiten cotidianamente.
Para ganar tiempo es útil establecer protocolos de acción y fijar días y
momentos para desarrollarlas.
Establecer protocolos de acción: definir los pasos a seguir y los
responsables ante situaciones previsibles y semejantes permite tener
reacciones más rápidas y ordenadas. No es necesario inventar la rueda
cada vez. Por ejemplo, la escuela debe contar con un protocolo en caso
de que se accidente un alumno, o para organizar actos escolares,
salidas educativas, etc.
Fijar rutinas: una vez que se identifican las tareas recurrentes, diarias o
semanales, puede determinarse un día y hora fijos para acometerlas.
Rutinizar tareas es práctico por dos motivos: acorta el tiempo que debe
dedicárseles, y permite organizarse mejor para realizar otras. Por
ejemplo, es posible fijar un momento para atender a los padres, para
atender cuestiones de la cooperadora, o para reunir a los docentes de
un mismo grado. Algunos directores destinan la primera hora del día a
recibir a los padres. Así, las familias saben cuándo acercarse a plantear
sus problemas, preocupaciones e ideas, y el equipo directivo recibe
estos comentarios al inicio de la jornada, lo que permite decidir cómo y
quién atenderá cada situación que se plantee.
c. Discriminar lo importante y urgente de lo que no lo es
Organizar el tiempo propio implica elegir a qué prestar mayor atención y tiempo
y a qué no). En esas decisiones es necesario poner en una balanza cada
asunto que reclama atención y evaluar su importancia y urgencia. Algo es
importante cuando afecta el aprendizaje de los alumnos. Por ejemplo, asuntos
vinculados con la enseñanza, o con las condiciones institucionales necesarias
para el aprendizaje. Algo es urgente cuando afecta el bienestar físico o
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emocional de las personas que trabajan en la escuela y cuando su falta de
resolución a tiempo acarrea consecuencias graves.
El siguiente cuadro sirve para ponderar importancia y urgencia y organizar el
uso del tiempo. Piense en las actividades semanales y ubíquelas en el cuadro
según sean importantes, o no, y urgentes, o no. La celda roja debe ser
prioritaria; luego la atención se divide entre las dos celdas amarillas. Las
actividades que queden en la celda verde deben relegarse por ser menos
importantes y urgentes.
Urgente
No urgente
Importante
No importante
Por ejemplo:
Urgente
No urgente
Importante
Pedidos de inspección
con fecha y
vencimiento
Atención de un
accidente
Ausencia de docentes
Planificación
Seguimiento de la
enseñanza
Creación de relaciones
con otras instituciones
No
importante
Interrupciones
Actividades de poco
valor agregado donde
la urgencia la marca el
stress de otros
Conversaciones
improductivas
Mails de publicidad
Actividades improductivas
de escape
d. Trabajar con otros de manera productiva
El director no está solo en la escuela ni puede construir una buena escuela en
soledad. El director trabaja con otros y se apoya en su equipo. El director debe:
Aprender a delegar. La clave es pedir con claridad, y establecer las
pautas para la tarea, las ayudas necesarias y el tiempo esperado de
realización. También es importante abrirse a consultas y modificaciones.
De nada sirve delegar si, traspasada la tarea, el director continúa
explicando y siguiendo paso a paso a quien la realiza, si no “suelta” del
todo la responsabilidad, superponiendo su trabajo con el de la otra
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persona. Delegar implica entonces confiar en el otro y traspasar
efectivamente la responsabilidad, junto con las orientaciones y ayudas.
Planificar en el tiempo .Todos los proyectos y actividades que se inician
en la escuela tienen un tiempo de planificación, un desarrollo y una
evaluación. Al momento de imaginar esos proyectos o actividades, es
necesario prever un momento para cada una de estas etapas. Al mismo
tiempo, para un monitoreo eficaz es necesario definir quién hará qué y
cuándo. (Más sobre esto en el módulo Quiero mejorar mi escuela.)
Aprovechar el tiempo de encuentro con otros. Para usufructuar las
reuniones de trabajo, es recomendable:
o Convocar a todas las personas que sean necesarias y a ninguna
de más.
o Tener un objetivo claro.
o Circular antes del encuentro una agenda tentativa con un horario
de comienzo y finalización y un temario.
o Llegar con tiempo y comenzar la reunión a la hora prevista.
o Preparar el material, en caso de necesitarlo, con anticipación.
o Designar a alguien que tome nota y redacte y distribuya una
minuta.
o Designar un moderador que controle los tiempos para asegurar el
tratamiento de todos los objetivos y/o temas.
o Asignar responsabilidades y tareas a cumplir para el siguiente
encuentro.
o Hacer un cierre, rescatando los puntos de acuerdo y avance.
Asignar roles y funciones. Para organizar los equipos y orientar su
desempeño es muy importante que cada miembro de la institución
conozca su rol y sus funciones. Esto también favorece el clima escolar,
al disminuir la incertidumbre y aumentar la confianza. El propio equipo
directivo puede dividir tareas entre directores y vicedirectores.
Usar canales de comunicación efectivos. Para que la comunidad escolar
trabaje en sintonía es necesario comunicar a tiempo decisiones,
reuniones y novedades, y asegurar que los mensajes, sugerencias y
preocupaciones de docentes, padres y alumnos lleguen a destino. Para
ello, algunas iniciativas son armar y mantener actualizada una cartelera,
generar un grupo de correo electrónico o de Facebook, circular un
cuaderno interno, o habilitar un buzón de sugerencias que se lea
periódicamente.
e. Fortalecer la capacidad de autogestión
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Además de organizar la agenda, el equipo directivo debe estar entrenado para
lidiar con sí mismo. Para ello, resulta útil:
Observar las propias acciones cotidianas. En esta autoevaluación
introspectiva, cabe preguntarse qué aspectos de la propia gestión e
incluso de la personalidad interfieren con la construcción de una buena
escuela. Identificar las fortalezas y falencias permite poner el foco en lo
que precisa cambiarse, y fortalecer aún más las buenas prácticas.
Planificar con una mirada a largo plazo.
Ser flexible. Organizar y reorganizar la agenda para trabajar con la
mente en el mediano y largo plazo y cumplir con los objetivos
planteados.
Bibliografía
Gvirtz, S., I. Zacarías y V. Abregú. 2011. Construir una buena escuela:
Herramientas para el director. Buenos Aires: Aique educación.
Marturet, M. 2010. El trabajo del director y el proyecto de la escuela. Buenos
Aires: Ministerio de Educación de la
Nación.<http://repositorio.educacion.gov.ar/dspace/bitstream/handle/12345678
9/55726/4%20El%20trabajo%20del%20director%20y%20el%20proyecto%20de
%20la%20escuela.pdf.pdf>. Fecha de acceso: junio de 2014.
Referencia para citado:
Directores que Hacen Escuela (2015) 'La agenda del equipo directivo'. OEI,
Buenos Aires.
La agenda del directivo Gvirtz.pdf
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