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CATEDRA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
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Profesor Adjunto: Dr. Tomás Chahin
Auxiliares Docentes: Lic. Fabián Olmos, Nicolás Spella, Lic. Clara Di
Salvo, Marcelo Paz, Lic. Camila Gabilondo, Lic. Jerónimo Guarracino
Prof. Tomás Chahin Sistemas Administrativos
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Clase N° 9
Tema de la clase Sistemas Administrativos – Gestión de Procesos
Unidad 2 – Los Procesos
OBJETIVO DE LA CLASE
Identificar los elementos componentes y los propósitos del diseño de los Sistemas
Administrativos.
Analizar los distintos criterios a considerar en el diseño de los Sistemas
Administrativos.
Visualizar la importancia del control interno.
Percibir la utilidad de la información gerencial.
Lecturas obligatorias de la clase
GILLI y Colaboradores, “Diseño Organizativo: Estructuras y Procesos” –
CAPITULO 5
PRESENTACION DE LA CLASE
Luego de estudiar las formas y los parámetros con las que
las organizaciones construyen sus estructuras
organizacionales, éstas necesitan llevar adelante sus
estrategias, desarrollar sus políticas y lograr los objetivos
para los cuales fueron creadas. En esta oportunidad
estudiaremos el Sistema Administrativo como el elemento
fundamental que junto con el establecimiento de los procesos y procedimientos,
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permitirán desarrollar a la organización sus transacciones y operaciones rutinarias
buscando lograr la mayor eficiencia en la ejecución de cada tarea contribuyendo a la
toma continua de decisiones en búsqueda de la mejora permanente.
Pero para introducirnos en el estudio de los Sistemas Administrativos lo haremos
estudiando en primera instancia una instancia anterior a ellos, o sea teniendo una
visión más generalizada a través del concepto de Gestión de Procesos.
Antes de continuar con la lectura responde la siguiente consigna. Te servirá para
comprender de mejor forma los temas de esta clase.
ACTIVIDAD INICIAL
Imaginá que estás por comenzar un nuevo cuatrimestre en el
que necesitás inscribirte en las materias que elegiste. ¿Qué
sucedería si la Facultad previamente no contara con una
metodología, un sistema administrativo que te permita
inscribirte, ni tampoco contara con elementos técnicos que
ayudaran a contener a todos los alumnos que desean
inscribirse?
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GESTION DE PROCESOS
Visión Vertical
Por medio del siguiente organigrama podemos apreciar la información referida a las
áreas o funciones que componen la organización, así como también sus dependencias
jerárquicas, en lo que es una visión vertical de la misma.
Visión Horizontal
En el siguiente organigrama apreciamos además de la información vertical, la
relacionada a las relaciones que se establecen entre las áreas o sectores para llevar
adelante las diferentes actividades / procesos que componen la razón de ser de la
organización. Podemos apreciar que todo comienza en el Cliente, entendiendo el
concepto en forma genérica ya que Cliente puede ser un paciente en un hospital, un
ciudadano o contribuyente de un organismo público u otra identidad que pueda adquirir
según el tipo de actividad. Pero también allí es donde todo termina, ya que la razón de
ser de la organización tiene que ver siempre con un Cliente. Lo importante aquí es que
a través de las flechas percibimos no solamente la interrelación que existe entre las
áreas, sino fundamentalmente la interdependencia. Esto demuestra claramente que no
existe el área más importante de la organización, sino que todas son importantes en el
concepto de PROCESO.
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Según la norma ISO 9000:2015, es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas
que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
Concepto de Gestión de Procesos (Business Process Management – BPM)
Es el conjunto de actividades coordinadas para diseñar, organizar, documentar y
optimizar en forma continua los procesos de una organización, con el fin de concretar los
objetivos de una organización y establecer el flujo de información requerido para la toma
de decisiones y el control.
De esta manera identificamos los diferentes procesos de la organización a través de la
clasificación en procesos de la dirección, de producción o prestación del servicio y de
CLIENTE
TRANSFORMACION
INSUMOS
PRODUCT
O
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soporte. A través del siguiente diagrama denominada Mapa de Procesos, podemos ver
expresado estos conceptos extraído de un ejemplo real de una empresa industrial:
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Definición
A través de los años, el estudio de las organizaciones y la forma en las que éstas
evolucionan, se ha ido desarrollando. En ese sentido, juega un papel preponderante el
establecimiento y el desarrollo de los sistemas administrativos como el corazón que
impulsa a la organización a implementar su estrategia y lograr los objetivos propuestos.
Para entender conceptualmente qué entendemos por Sistemas Administrativos,
podemos citar las definiciones propuestas por diversos autores en la materia:
LARDENT: “Son una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un
esquema integrador en función de ciertos fines”.
GILLI: “Es un conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar
en actividades los objetivos de una empresa y además generar información para el
control de los resultados alcanzados”.
De esta manera, podemos resumir y concluir en que los sistemas Administrativos han
sido desarrollados para alinear los procesos de la organización y darle dirección a través
del establecimiento de los procedimientos de trabajo asegurando el desarrollo de las
actividades, organizando los recursos, posibilitando la generación de información
confiable para la toma de decisiones y así obtener los resultados deseados.
Funciones y objetivos de los Sistemas Administrativos
Realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo costo y con un
margen aceptable de confiabilidad.
Disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de decisiones
inherentes a las tareas en forma efectiva.
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Asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones, el cumplimiento
de los objetivos fijados.
Constituyen la forma predominante de división del trabajo y de toda actividad humana.
Estrechamente vinculados con las tareas que conforman un puesto de trabajo.
Principios para el diseño de lo
s Sistemas Administrativos
Especificar las reglas y procesos laborales que sean realmente esenciales.
Controlar las variaciones o desviaciones del proceso ideal.
Capacitar a cada miembro del sistema en más de una actividad.
Desempeñar los roles interdependientes dentro del mismo sector.
Diseñar los sistemas de información fundamentalmente para proporcionar información
sobre las medidas a tomar y la resolución de problemas.
Es importante que se creen mecanismos que aseguren la renovación del Sistema Administrativo
a medida que se modifique el ambiente en cual se desenvuelve la organización.
Elementos constitutivos del Sistema Administrativo
Flujo del trabajo: dentro de los sistemas administrativos hay un flujo continuo de tareas
operativas que se ejecutan para obtener un resultado. Este conjunto integrado de tareas
conforman un procedimiento los cuales se vinculan y encadenan con otra serie de
procedimientos para alcanzar los resultados globales de la organnización.
Flujo de la información: las transacciones rutinarias requieren de información operativa para
que puedan ser ejecutadas, de ellas surgrjen los datos y la información que realimenta el
sistema permitiendo así el funcionamiento operativo de los sistemas administrativos.
Tecnología: el desarrollo de las nuevas tecnologías permiten a los sitemas procesar cada
vez, más cantidades de datos y de mayor complejidad potenciando las comunicaciones,
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reduciendo las limitaciones espaciales y temporales. De esta manera, la información como
elemento primordial de los sistemas administrativos, viaja a todos los lugares de la
organización en donde según cada parte y cada nivel se tomarán las decisiones y las acciones
que correspondan.
Personas: el factor humano es quien lleva adelante la ejecución de las tareas adminsitrativas.
Las personas según la parte de la organización en la que se encuentren realizan diversas
tareas y funciones, toman decisiones, analización datos y transforman los mismos en
información que luego con la ayuda de la tecnología irá recorriendo las diversas partes de la
organización en busca de las personas que necesitan de la misma para continuar con los
eslabones siguientes del proceso administrativo.
Requisitos para el diseño de los Sistemas Administrativos
Efectividad: se refiere a que el Sistema Administrativo debe lograr el objetivo, los resultados
previstos. Un Sistema Administrativo que no logra ser eficaz pone en riesgo la superviviencia
de la organización.
Eficiencia: luego de la alcanzada la efectividad del Sñistema Administrativo, el mismo debe
lograr ser eficiente. Es decir, lograr el objetivo con el menor uso de los recursos posible. No
habrá Sistema Administrativo eficiente si el mismo no es eficaz.
Calidad: un Sistema Administrativo es de Calidad cuando el mismo tiene la capacidad no sólo
de generar el resultado con el menor uso de recursos sino que además, brinda los servicios
en el momento en los que éstos se requieren y cuando asegura que para llegar al resultado
propuesto se han cumplido de manera adecuada todas las pautas de controles previos que
garantizan ese resultado final como un resultado real.
Creación de valor: los Sistemas Administrativos tienen la capacidad de generar con su
ejecución la información que permite la retroalimentación del sistema. Esta pauta contribuye
a crear valor, es decir, a adicionarle al Sistema Adminsitrativo aquellas pautas que mejoran
su rendimiento y lo hacen aún más eficiente.
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Transparencia: al momento de diseñar los Sistemas Administrativos, el concepto de
transparencia se hace importante puesto que con una clara definición de los sistemas
permiten a quienes ejecutan las acciones dentro del mismo y toman decisiones en base a
estas acciones, conocer de antemano el modo y el ámbito en las que éstas deben
desarrollarse y ejecutarse. Permite definifir niveles de autoridad y de responsabilidad por cada
acción y decisión que se ejecute. En el desarrollo de los sistemas, los conceptos de “Ética en
los negocios”, “Formalización de las pautas de comportamiento” y “Soporte de los valores
establecidos”, quedan previamente establecidos guiando la conducta de aquellos que deben
seguirlos.
PAUTAS DE CONTROL INTERNO
Cuando un Sistema Administrativo se diseña, se implementan en él pautas de control interno.
La administración deberá proporcionar a cada individuo un medio ambiente de decisión que
asegure que su comportamiento responde a los propósitos y valores de la organización.
Para esto deberá contar con políticas, normas, programas y procedimientos que le brinden
seguridad.
La necesidad de establecer pautas de control interno aumenta a medida que la organización
crece en tamaño y en complejidad de sus operaciones.
Definición de Control Interno
El Control Interno es un sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco
de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización, procurando
lograr específicamente tres aspectos:
La eficiencia de las operaciones: es un concepto amplio que puede ir desde evitar que todas
las fases de una operación queden en manos de una sola persona y/o hasta lograr que cada
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trabajo que una persona realizada sea controlado por otra en una etapa posterior logrando
así un control cruzado o por oposición de intereses.
La confiabilidad de la información: para la toma de decisiones es fundamental que la
información sea veraz, confiable y que se la encuentre disponible en el momento que se
requiere.
La protección del patrimonio de la organización: se vincula con la salvaguarda de activos
de la organización evitando tanto el fraude interno como externo.
Elementos básicos del Control Interno
La estructura organizativa: establece niveles de autoridad, funciones, responsabilidad y
alcance del control.
Los procedimientos estándar: especifican las prácticas y normas de aplicación, incluyendo
soportes de información, archivos y registros a utilizar.
La capacidad del personal: se necesita de personal calificado capaz de desempeñarse
según el diseño previsto.
Normas para el establecimiento de las pautas de Control Interno
Separación de funciones: se pretende que una sola persona no realice todo el trabajo
y tenga el control absoluto de las operaciones. Se relaciona con la división del trabajo.
Asignación de responsabilidades: establecer pautas que permitan verificar y validad la
responsabilidad ante cada acción o ejecución de las tareas y decisiones.
Niveles de autorización: necesidad de contar con personal autorizado para la
realización de aquellas tareas o toma de decisiones más complejas o bien para garantizar
la aprobación del desarrollo de las mismas.
Seguridad en el manejo de activos: evitar fraudes internos y hasta externos con el uso
de los recursos o activos de la organización. También que las personas se encuentren
trabajando dentro de un marco que proteja su seguridad física y limite su responsabilidad.
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Diseño de formularios, archivos y registros: contar con un registro de las tareas,
transacciones y decisiones tomadas y ejecutadas que permitan validar las mismas y
generar información relevante para el sistema documentando cada operación realizada.
Control de formularios y comprobantes: gestionar la administración adecuada de los
formularios, archivos y registros que se requieren para la ejecución y documentación de
las operaciones.
Integridad de la información: garantizar que toda la información que se genera y precisa
se encuentre contenida dentro del sistema y sea útil y completa para la toma de
decisiones.
Los cambios producidos en las organizaciones implementando nuevas metodologías de cambio,
tienden a derribar algunas de estas normas y a conmover los principios del control interno. Por
ello es necesario que se utilice a la tecnología no sólo para hacer más de lo mismo sino para
hacer las cosas cada vez mejor con controles automáticos que permitan asegurar la veracidad,
exactitud e integridad de la información y las acciones realizadas.
EL IMPACTO DEL CAMBIO TECNOLOGICO
El cambio tecnológico influye significativamente sobre la forma de realizar la tarea, sobre la
generación y uso de la información y sobre las personas. A través de los años la misma se ha
ido desarrollando y mejorando constantemente.
Ejemplos de las mejoras que ha brindado la tecnología
Redes de datos digitales
Máquinas interactivas
Comercio electrónico
Oficinas y aulas virtuales
Mercados financieros globalizados
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Aplicación de la tecnología de procesamiento de información en los negocios
En los años 60 y 70 la tecnología se encontraba en manos de especialistas. Al llegar a la década
del ’80 la misma ya se encontraba en manos de los usuarios. La tecnología informática se ha ido
extendiendo a todos los sectores.
La tecnología informática actual está reinventando la organización a través de las redes y de la
comunicación, en función de relaciones horizontales, cargos ampliados, descentralización y
conexión entre áreas funcionales y entre la organización y sus clientes y proveedores.
Beneficios de la informatización
Operaciones más rápidas y simultáneas.
Eliminación de formularios y soportes físicos.
Mayor capacidad de archivo de información y facilidad de acceso.
Transmisión de datos entre distintos procesos y entre organizaciones.
Información apropiada y oportuna para la toma de decisiones.
Control automático de las actividades respecto de los estándares.
Apoyo a la ejecución de la tarea de los empleados.
Redistribución de la carga de trabajo.
Nótese que: INFORMÁTICA no es lo mismo que AUTOMATIZACIÓN
INFORMACION GERENCIAL
Luego de analizar y estudiar la importancia del establecimiento de los Sistemas Administrativos
y la ayuda que los Sistemas de Información junto con la tecnología proveen en el desarrollo de
las actividades de la organización es importante reconocer que toda esa información que se
genera debe ser útil para algo y para alguien. En este sentido debemos comprender la
Importancia de contar con mecanismos eficientes para la obtención de información como así
también la relevancia de la informática en los sistemas administrativos: las bases de datos
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compartidas, redes, sistema de apoyo a las decisiones, como elementos generadores,
transmisores y custodia de las operaciones.
Cuando hablamos de Información, en el mundo actual se dispone de mucha y variada
información, sin embargo cabe hacernos las siguientes preguntas:
¿Nos interesa todo lo que escuchamos y leemos?, ¿nos sirve para nuestro desarrollo
personal y laboral actual?
Estas y muchas más son las preguntas que nos deberíamos hacer para identificar aquella
información que realmente necesitamos y descartar aquella que sólo implica tiempo adicional
para su análisis e interpretación pero que no es necesaria y útil para lo que hoy debemos hacer.
El nuevo enfoque define al negocio como la organización que agrega valor y crea riqueza.
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ACTIVIDAD PRACTICA
A continuación, te indicamos la Actividad Práctica a realizar
vinculada a los temas estudiados. La misma deberás responderla
en los Foros ubicados en la clase:
Luego de ver el VIDEO disponible en la clase, respondé las
siguientes preguntas:
1. ¿Dónde se insertan los sistemas administrativos /
procedimientos en el proceso administrativo reflejado en el
video?
2. ¿Qué ventajas se perciben en la aplicación de procedimientos
de trabajo en las actividades vistas en el video?
3. Con relación a la pandemia por COVID 19, el disponer de
Protocolos/Procedimientos de Prevención ¿fue positivo o
negativo en función de los resultados obtenidos? ¿Por qué?
RECORDA QUE LAS RESPUESTAS DEBEN TENER HASTA 10 RENGLONES CADA UNA,
Y SON INDIVIDUALES.
La participación en las actividades requeridas es requisito para rendir los exámenes
correspondientes.
CIERRE DE LA CLASE
Recordá: sólo insistiendo lograremos los resultados propuestos.
Nos seguimos encontrando en el sitio.
Te mando un saludo.
Tomás Chahin
Clase 12-Sist. aplicados Abastecimiento-Producción.pdf
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