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TEORIA DE LOS SISTEMAS ABIERTOS
La teoría de los sistemas abiertos es más una forma de
considerar las organizaciones que una teoría exacta. La
idea subyacente es la de que tales organizaciones no son
estructuras estáticas cuyos diseños y actividades se
hallan representados por organismos fijos, sino
organismos vivos que llevan a cabo una interacción
continuada (o dicho de modo más correcto, un
intercambio de materiales, personal y energía) con su
medio ambiental. Los sistemas abiertos se caracterizan
también por otros rasgos, Entre ellos debemos citar la
entropía negativa, el equilibrio dinámico, la difusión
negativa y la codificación del input
1. Entropía negativa se refiere a la tendencia
inherente a todos los sistemas físicos de
debilitarse gradualmente. Sin embargo, los
sistemas abiertos, en virtud de su intercambio
constante con el medio ambiente circundante,
puede adquirir lo que se denomina una entropía
negativa (es decir, anular el proceso) al tomar de
dicho medio ambiente más energía de la que
libera.
2. Equilibrio dinámico se refiere a la conservación
del carácter del sistema a la luz de cambios
habidos en el medio ambiente que lo circunda.
Dicho de otro modo, es la capacidad con que
cuenta el sistema de utiliza: varios inputs
seleccionando las medidas compensatorias
apropiadas. Tales medidas pueden incluir
modificaciones en los productos,
reestructuración organizativa, e integración
vertical y horizontal.
3. Retroalimentación negativa se refiere a la
utilización de la información para corregir la
desviación sufrida por un sistema. En el control
de calidad ello podría venir representado por
datos estadísticos que señalan cuándo un
proceso muestra tendencia a quedar desfasado.
4. Codificación del input se refiere a los
mecanismos selectivos mediante los cuales los
datos de entrada son convertidos en una
información utilizable o compatible.
EL ENTORNO
La forma en que nos imaginamos el entorno que circunda
a la organización es de vital importancia para la teoría de
los sistemas abiertos.
Se han realizado estudios los entornos de las
organizaciones se van volviendo progresivamente
turbulentos (es decir, más complejos y cambiantes), que
las Organizaciones mismas resultan cada vez menos
autónomas (es decir, surgen normas y reglas que vienen
a limitar sus actividades) y que otras pasan a ser, cada vez
en mayor grado, componentes importantes de un
entorno en el que hasta entonces habían estado
inmersas casi en exclusiva. Su concepto de la naturaleza
compleja de la relación entre una organización y su
turbulento medio ambiente viene representado en la
figura.
El medio ambiente cabe definirlo como el entorno de una
organización o el clima inmerso en el cual dicha
organización funciona.
Los
rectángulos representan organizaciones formales y
los círculos suponen individualidades (por ejemplo,
consumidores) y grupos sociales no formales (por
ejemplo, comunidades). Las
flechas, por su parte,
equivalen a inputs y outputs de los diversos elementos
existentes en el medio ambiente.
Estas características de un entorno turbulento conducen
a un principio central de la teoría de los sistemas abiertos
según la cual la adaptabilidad de éstos (y supervivencia
final) descansa en su capacidad de aprender y adaptarse
a unas condiciones ambientales siempre cambiantes.
Para permitir que pueda tener lugar esta acción de
aprender y adaptarse deben establecer no sólo unas
conexiones de información directa de carácter efectivo
entre la empresa y su entorno, sino que es preciso
emprender una búsqueda activa y continuada para
determinar cuáles son los sectores susceptibles de
experimentar un cambio potencial.
Reacción ante los
Cambios Ambientales
EL PROCESO DE ADAPTACION
La mayoría de organizaciones cuentan con
departamentos especiales cuya labor primaria es reunir
información del entorno y convertirla en premisas de
planeamiento pan la debida adaptación. La investigación
y el desarrollo, el estudio de mercados, la planificación a
largo plazo y los grupos de investigación operativa
constituyen ejemplos muy corrientes.
Dicho de forma breve, un cambio importante en el medio
ambiente se prevé o se observa por uno de los
subsistemas adaptativos —estudio de mercados,
investigación y desarrollo, planificación a largo plazo,
etcétera— el cual traduce o «codifica» este cambio en
información destinada a función productiva. Esta, con
ayuda de las otras funciones organizativas, desarrolla
medidas alternativas, elige la más deseable y luego la
lleva a la práctica, y en esto constituye el reajuste.
Tipos de Cambio Ambiental
Algunas de las categorías de cambio ambiental que en
último término pueden conducir a reajustes importantes
en la función productiva son:
1. Cambio substancial en la demanda del producto.
2. Alteración substancial en la demanda de
productos constitutivos de la serie de
fabricación.
3. Innovaciones tecnologías importantes.
4. Cambios importantes en las fuentes de
abastecimiento.
5. Convenios colectivos
6. Sentencias judiciales
7. Cambios en los valores sociales.
ANALISIS Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
Una vez ha sido decidido que procede considerar la
revisión del sistema productivo, la cuestión pasa a ser la
de elegir la forma adecuada de proceder, resulta
corriente encontrar dos enfoques cuantitativos que
merecen ser desarrollados con cierto detalle: la teoría de
la decisión y el análisis del coste/efectividad.
Teoría de la decisión
Puede definirse como una serie de conceptos y técnicas
generales que vienen en ayuda de quien ha de adoptar
una medida facilitándole la elección entre diversas
alternativas. Añadamos, asimismo, que los problemas de
la teoría de la decisión acostumbran a ser considerados
dentro de un marco normalizado conocido como matriz
de decisión, la cual se halla integrada por los siguientes
componentes:
1. Estrategias o alternativas (S) disponibles para
quien adopta la decisión, por ejemplo, fabricar y
comprar serian dos estrategias a tener en cuenta
en un problema en el que debe decidirse entre
una cosa u otra.
2. Estados de la naturaleza (N) que son
características del medio ambiente y se hallan
fuera del control de quien ha de decidir. En las
decisiones empresariales los estados de la
naturaleza pueden estar representados por
diversos niveles de demanda respecto a un
producto.
3. Predicciones de verosimilitud (Pr) o probabilidad
asociada con la aparición de cada estado de la
naturaleza. Si un estado dado es seguro que va a
producirse (Pr=1.0) la situación de decisión se
califica como de certidumbre.
4. Consecuencias, resultados o matriz de pagos (O)
representa los valores asociados a cada
combinación de estrategia y estado de la
naturaleza.
Resolver un problema de teoría de decisión obviamente
requiere que se lleve a cabo alguna elección entre las
diversas alternativas y por ello es preciso elegir alguna
norma o criterio de decisión para este fin.
Análisis COSTE-EFECTIVIDAD
Este análisis consiste en una metodología de la adopción
de decisiones que, en ultima instancia, conduce a la
comparación de alternativas en términos de sus costes y
efectividad en la consecuencia de algún objetivo
específico.
PUESTA EN PRACTICA DEL CAMBIO
Una vez adoptada la decisión de que es aceptable una
determinada clase de reajuste en el proceso de
transformación el centro de interés se desplaza a la
puesta en práctica.
1.Interacción entre las variables del sistema productivo:
Un punto de vista
Viene a conceptualizar la secuencia general de hechos e
interacciones que tienen lugar cuando un cambio
ambiental requiere otro de carácter tecnológico, aun
cuando el cambio en la tecnología reconoce como origen
un cambio ambiental, la amplitud del mismo queda
suavizada por la interacción tridireccional entre la
tecnología, el sistema de explotación y control y el
sistema social.
2.Puesta en practica del cambio: Consideraciones de
explotación y control
Existen varios factores que merecen ser citados cuando
se busca introducir un cambio en el sistema de
explotación y control.
En primer lugar, hacer funcionar el nuevo sistema de
modo paralelo con el antiguo resulta, —contrariamente
a lo que popularmente se cree totalmente
desaconsejable por cuanto muestra tendencia a
perpetuar un sistema anticuado en lugar de resolver
problemas vinculados con el nuevo. Por supuesto,
abandonar el sistema antes de que el nuevo haya sido
probado de forma completa no resulta recomendable.
En segundo lugar, aparece extremadamente deseable
simular el nuevo sistema de explotación y control antes
de llevarlo definitivamente a la práctica.
En tercer lugar, la revisión de un sistema, al igual que la
puesta en marcha de una planta industrial, con
frecuencia admite la aplicación de técnicas de dirección
de proyectos tales como la de grupos y dispositivos de
planificación y control como los gráficos de Gantt y CPM.
Finalmente, el formar personal en el control de la
producción y de la calidad, así como en el mantenimiento
para poder manejar el nuevo sistema, debe considerarse
tan importante como el adiestramiento directo de la
plantilla laboral pues aun cuando este punto tiene
carácter obvio, no por ello es menos cierto que se olvida
con frecuencia.
3.Introduccion del cambio: Consideraciones sobre la
conducta
La puesta en práctica de un cambio ha merecido mucha
más en los textos que se ocupan de la ciencia que estudia
la conducta que los que tratan de la dirección de la
producción, y ello por muy buenas razones. Aun cuando
los problemas tecnológicos del cambio acabarán
sometiéndose a las leyes científicas, tenemos que de
momento no existe fórmula de clase alguna para
asegurarse de que los problemas laborales serán
resueltos satisfactoriamente, los problemas humanos
inevitablemente resultan los más difíciles a que debe
hacer frente el jefe de fabricación, circunstancia que se
acentúan en grado apreciable en presencia de un
cambio.
Efectos ejercidos por el cambio sobre un sistema de
fabricación hipotético
Resulta aparente que la reducción de la gama de
productos y la institución de medios de producción
automatizados ejercen un efecto profundo, la dirección
debe tomarse todo el tiempo necesario para planear no
solo los aspectos tecnológicos del cambio sino también
las alteraciones en los sistemas de explotación y control.
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