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ADMINISTRACION I
GUIA DE TÉCNICAS
Y
EJERCICIOS
AÑO 2020
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CURSOGRAMAS
El Cursograma es una forma gráfica de expresión de un procedimiento y constituye un
instrumento importante para la visualización global y esquemática del flujo de acciones
de un procedimiento, registrando su secuencia y sus relaciones funcio-nales con las
distintas áreas o funciones de la Organización involucradas en el proceso analizado.
Para La primera serie de símbolos utilizados para la representación de un proce-
dimiento fue diseñada por Frank B. y Lilian M. Gilbreth y dada a conocer en los EEUU
en el año 1921. Esta serie contaba de 40 símbolos y la utilizaron como instrumento
adicional para sus estudios de procesos de trabajo.
Los símbolos creados por los Gilbreth comienzan a extenderse con rapidez, pero sufren
adaptaciones personales que le imponen los numerosos autores en distintas obras de
divulgación.
Estas adaptaciones crean cierto estado de confusión que trata de solucionarse con la
normalización de 5 símbolos elementales efectuada en 1947 por la A.S.M.E. (Sociedad
Americana de Ingenieros Mecánicos). En nuestro país, el Instituto Argentino de
Racionalización de Materiales (IRAM) ha establecido la norma Nº34501, de noviembre
de 1972, con 14 símbolos para la representación gráfica de procedimientos. Esta
simbología partiendo de los 5 símbolos de la norma ASME Nº101, da mayores
posibilidades de representación agregándole símbolos sencillos, de manera tal que
ofrece un sistema más amplio que la norma citada, sin ser por ello más complejo.
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Los símbolos a utilizar en la representación gráfica (norma IRAM 34.501) se indican en
la siguiente tabla:
Normas de representación simbólica
a). Dirección del diseño
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En razón de que la secuencia de las operaciones que integran un cursograma se
desplazan en el doble sentido: vertical y horizontal, la representación gráfica normal
del procedimiento, que en lo posible deberá respetarse, debe ser descendente en su
orientación vertical y en dirección de izquierda a derecha en el sentido horizontal.
b). Disposición de los símbolos
Los símbolos se ubican dentro de las columnas. Las distintas columnas indican el área
o sector que ejecuta las acciones indicadas por los símbolos.
c). Traslado de información
Comunicaciones de Traslado de información
» Líneas de traslado de información: Para dibujar el traslado de la información
(generalmente se opera a través del movimiento físico del elemento que soporta a la
misma) se utilizan líneas rectas continuas, indicándose el sentido de las mismas con
una flecha.
» Líneas de toma de información: Para dibujar la toma de información (en este caso no
existe movimiento físico del elemento que soporta a la misma) se utilizan líneas rectas
discontinuas, indicándose su sentido con una flecha.
» Cruce de Líneas: Por razones de claridad de diseño, debe evitarse o minimizar el
cruce de líneas. Cuando los cruces sean inevitables, se utilizarán “puentes” de media
circunferencia. Este “puente” se dibujará sobre la línea que cruce a otra ya trazada. La
concavidad del “puente” debe coincidir con la orientación de la línea que se está
cortando.
» Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado
como de toma de información siempre se efectúan en ángulo recto.
Entrada y salida de líneas a los símbolos: la entrada de líneas a los símbolos podrá
efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o
lateral derecha. En el caso del símbolo de alternativa, la entrada se realiza por el
vértice superior y sus salidas por los laterales. A cualquier símbolo sólo puede entrar
una línea de traslado y sólo puede salir una, salvo excepción en el símbolo de
alternativa. Cuando a un mismo símbolo lleguen varias líneas de traslado, se unen las
mismas antes de la entrada al símbolo.
Todo cursograma o también denominado diagrama de flujo nos muestra
» Áreas de responsabilidad: donde se realiza cada operación o trámite. Para iden-tificar
las distintas áreas en donde se llevan a cabo los procedimientos se utilizan zonas
delimitadas por líneas verticales.
» Tipos de operaciones que integran el circuito: representados mediante símbolos
(Norma IRAM 34.501).
» Circulación: muestra el flujo de la información a través del circuito. El sentido de
circulación se da mediante líneas que se utilizan uniendo los símbolos e indican la
dirección que éstos llevan. Generalmente los procesos se desarrollan de arriba hacia
abajo.
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Mediante la utilización de éste método gráfico se logra: mostrar objetivamente como
funcionan en realidad todos los componentes de un sistema; facilitar su análisis;
reemplazar con ventajas los métodos de descripción narrativa o al menos
complementarlos debido a que la visualización de un proceso facilita el examen de sus
componentes y repercusiones.
El inconveniente más importante que presenta la utilización de ésta técnica deriva de
la limitada capacidad de las técnicas de diagramación para representar la totalidad de
las situaciones que se dan en la realidad.
Ejemplo: Proceso de Ventas
Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y duplicado de Notas
de Pedido, controla con la Lista de Precios (ordenada por código de artículo) archivada
en el sector. Si rechaza el pedido deja constancia en el original recibido, lo devuelve al
vendedor correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta,
coordina con Expedición la fecha de entrega, deja constancia en los ejemplares de la
Nota de Pedido y los remite a Procesamiento. Procesamiento emite Factura por
triplicado y Remito por duplicado que envía a Expedición junto con el original de la
Nota de Pedido, y archiva transitoriamente el duplicado de la misma. Expedición
controla la documentación recibida con el Stock de Existencia (ordenado por Código de
artículo), si tiene la mercadería facturada envía original y copia del Remito y de la
Factura al cliente. Demora el resto de la documentación que tiene en su poder. Cuando
el cliente devuelve el original del Remito firmado, deja constancia de la entrega en el
triplicado de la Factura y en la Nota de Pedido, actualiza el Stock, archiva
definitivamente la Nota de Pedido, y envía Remito y Factura a Contaduría.
Pasos para su resolución:
1. Identificar los sectores involucrados en el proceso descripto.
En nuestro ejemplo, los sectores organizacionales y/o entidades que intervienen son:
Vendedores, Jefe de Ventas, Expedición, Procesamiento, Cliente y Contaduría. A
medida que aparecen en la descripción, se nombra cada columna del cursograma con
el subsistema hallado:
2. Representar la secuencia de acciones con los símbolos ya definidos:
“Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y copia de
Notas de Pedido...” significa que los vendedores, en un proceso no descripto o no
relevado, entregan un formulario con dos ejemplares:
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3. Colocar el nombre del formulario en el ejemplar superior y los números de copia en
cada ejemplar. En una columna marginal, colocar las referencias, “..recibe y controla
con la Lista de Precios (ordenada por código de artículo) archivada en el sector”:
4. Si rechaza el pedido deja constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor
correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido.
Así, se ira graficando la secuencia del procedimiento narrado acompañando la
representación con las referencias que hagan comprensible el sentido de la utilización
de cada uno de los símbolos.
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EJERCICIOS
Ejercicio N° 1: Venta de contado en mostrador
A continuación se detalla una operación de compra-venta, en la cual un Cliente, dueño
de un local de fotocopias, solicita al Vendedor de una Librería mayorista un pedido de
material. Un especialista en marketing ha realizado el análisis de la operación a los
fines de asesorar a la Librería mayorista para lograr mejoras en el área. El detalle de la
sucesión de pasos que ha recabado es el siguiente:
Paso
Área
Tareas / Actividades
1
Cliente
Se presenta en el local comercial de su proveedor y realiza el pedido.
2
Vendedor
en
mostrador
Confecciona una “
Nota de pedido
” por duplicado. Se queda con la
copia, archivándola definitivamente y entrega la otra al sector de
Expedición, que se encuentra en el fondo de local.
3
Expedición
Recibe la “
Nota de pedido
” y controla por el sistema la existencia en
stock de mercadería.
Si todo está correcto, prepara la mercadería, firma la “
Nota de
pedido
” y la entrega a Facturación, para que realice la “
Factura
”. Si
no se cuenta con la mercadería en stock se informa de la situación a
Compras y Abastecimientos y se le comunica al Vendedor el
faltante para que éste, a su vez, le informe al cliente.
4
Facturación
Emite la “
Factura
” por cuadruplicado, y entrega en Caja el original y
dos copias más la “
Nota de pedido
”, archivando definitivamente el
cuadruplicado.
5
Caja
Cobra de contado al Cliente según la correspondiente factura.
Elabora el “
Recibo
” por duplicado, entregando el original al Cliente
y archivando la copia. Firma la “
Nota de Pedido
” original y la entrega
a Facturación junto con el original y duplicado de la “
Factura
”.
Archiva la tercera copia de la “
Factura
” junto con el duplicado del
“
Recibo
”.
6
Facturación
Autoriza la entrega de la mercadería a Expedición, a través de una
firma del Cajero en la “
Nota de pedido
”. Sella la “
Factura
” original
como “Mercadería pagada y entregada”, se le entrega al Cliente y
archiva definitivamente el duplicado de la “
Factura
”.
7
Expedición
Entrega la mercadería al cliente y archiva definitivamente la “
Nota de
pedido
” original.
Consigna:
A fin de hacer más amigable la interpretación del circuito de venta de contado en
mostrador, el especialista en Marketing solicita tu apoyo para que grafiques las tareas
ejecutadas en el área.
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Ejercicio N° 2: Compra de materias primas, materiales e insumos
El gerente administrativo de la Empresa “La Vaquita S.A.”, dedicada a la producción de
artículos de limpieza para tambos, ha hecho una descripción de las tareas de compras
de materias primas, materiales e insumos. Con esto, espera contar con un
relevamiento que permita encarar tareas de capacitación así como de mejora de
procesos en el área. Habitualmente se ejecutan los siguientes pasos, con la
intervención de los sectores o áreas de la empresa que se explicitan:
Paso
Área
1
Almacenes
2
Compras
3
Proveedor
4
Compras
5
Almacenes
6
Contaduría
Consigna:
Representa gráficamente mediante el uso de un Cursograma las operaciones
detalladas. Tené en cuenta el orden secuencial de las tareas, los sectores involucrados
y la documentación de respaldo interviniente.
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Ejercicio N° 3: Suministro de un servicio
Web Service SA es una empresa dedicada a la prestación del servicio de Internet. Ante
reclamos de sus clientes por las demoras en las conexiones, el gerente de la firma
decide estudiar el circuito de prestación del servicio para identificar sus puntos débiles
y poder mejorar en dichos aspectos. En dicho estudio se ha relevado la siguiente
secuencia de actividades:
Paso
Área
Tareas / Actividades
1
Cliente
Se dirige a la empresa proveedora y solicita la adhesión al
servicio.
2
Oficina de
Ventas
Confecciona el formulario de “
Solicitud de Conexión
” por
triplicado. Se entrega el original al Cliente, archivando
transitoriamente el triplicado y enviando a la sección Servicio
Técnico el duplicado.
3
Servicio
Técnico
Controla la “
Solicitud de Conexión
” y verifica si el barrio donde
hay que realizar la instalación posee todas las condiciones
necesarias para realizarla. Si todo está correcto, procede a
enviar un Técnico especializado para la conexión, quien lleva
consigo la “
Solicitud de Conexión
”. Si hay algún inconveniente,
se comunica telefónicamente con el Cliente informándole del
tiempo de espera aproximado para poder solucionarlo.
4
Técnico
especializado
Una vez realizada la conexión, el cliente firma su conformidad
al trabajo ejecutado en la “
Solicitud de Conexión
”. Entrega la
documentación en el Servicio Técnico.
5
Servicio
Técnico
Controla la firma de conformidad del cliente y registra en el
“
Libro Conexiones
”
lo realizado
.
Archiva definitivamente la
“
Solicitud de Conexión
”. Emite un “
Informe de Trabajos
realizados
” que se envía al Sector Contable.
6
Sector
Contable
Verifica el “Informe” y emite la “
Factura
” por triplicado,
enviando original al Cliente, duplicado a Tesorería y la
archivando transitoriamente el triplicado.
7
Cliente
Abona la “
Factura
” de contado en Tesorería.
8
Tesorería
Emite el “
Recibo de Pago
” por duplicado. El original lo lleva el
Cliente y el duplicado, junto a la “
Factura
” correspondiente,
se envían al Sector Contable.
9
Sector
Contable
Archiva definitivamente todos los documentos relacionados.
Notifica telefónicamente o vía mail a la Oficina de Ventas
para que destruya el triplicado archivado.
Consigna: Representa gráficamente mediante el uso de un Cursograma las
operaciones detalladas. Tené en cuenta el orden secuencial de las tareas, los sectores
involucrados y la documentación de respaldo interviniente.
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Ejercicio N° 4: Producción de bienes
Un pequeño emprendimiento desarrollado por un grupo de costureras del Barrio
Guadalupe se ha empezado a destacar en el mercado por la calidad de los artículos y
el buen precio de comercialización. Es por esto que sus miembros han empezado a
pensar en agrandar el taller. Gracias a la colaboración de quienes conforman el micro
emprendimiento comenzaron con el estudio del proceso productivo con la finalidad de
llevarlo a una escala mayor. Los artículos producidos son accesorios y ropa para bebés.
Del relevamiento desarrollado se resume el siguiente proceso productivo:
Paso
Área
Tareas / Actividades
1
Producción
En base al programa de producción mensual, solicita las materias
primas necesarias a Almacenes. Para ello confecciona el formulario
de “
Pedido de Materiales”
en tres ejemplares. Envía el original y
duplicado del “
Pedido de Materiales
” a Almacenes, y el triplicado a
Contaduría.
2
Almacenes
Controla la solicitud y firma el original del “
Pedido de Materiales
”.
Realiza la entrega de las materias primas solicitadas, archivando
definitivamente el duplicado. Asienta el egreso en la “
Ficha de Stock
de Materiales
” que posee esta oficina
3
Contabilidad
Asienta el egreso de materiales en el “
Libro Mayor de Stocks
” y
archiva transitoriamente el triplicado del “
Pedido de Materiales
”.
4
Producción
Archiva definitivamente el original del Pedido de Materiales. Prepara
los bultos y entrega a Marcado y Corte los materiales.
5
Marcado y
Corte
Sobre una mesa coloca los rollos de tela y se efectúa el tendido de la
tela. Se fijan con alfileres los moldes de las piezas que se van a usar
en la confección de la prenda; procediéndose luego a marcar sus
contornos con lapicero. Se realiza el corte de las telas con una
cortadora eléctrica de cuchilla redonda desmontable. De los retazos
formados, se marca con lapicero las aplicaciones a utilizarse, se cortan
y luego se colocan en una canasta para llevarla hasta las costureras.
6
Costura
Se cosen con puntada zigzag los retazos y se colocan en una canasta.
Efectuando la operación de ribeteado, se coloca el sesgo en todo el
contorno de las prendas. Se trasladan las piezas a una mesa donde se
realiza una revisión de las costuras hechas, para enviarlas luego a la
zona de planchado.
7
Planchado y
Empaque
Se planchan las piezas y se doblan. Una operaria coloca los productos
terminados dentro de una bolsa. Etiqueta las mismas, las cierra y las
deja listas para trasladarlas al Almacén.
8
Almacén
Recibe los productos terminados, elabora el “
Parte de Productos
Terminados
”, y lo asienta en la “
Ficha de Stock de Productos
Terminados
”. Envía el Parte de Productos Terminados a
Contabilidad.
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9
Contabilidad
Asienta los movimientos en el “
Libro Diario
” y en el “
Libro Mayor de
Productos Terminados
”. Archiva definitivamente el triplicado del
Pedido de Materiales.
Consigna: Efectúa la representación gráfica de los procesos administrativos que
acompañan la secuencia de producción descripta.
Ejercicio N° 5: Venta de artículos en fábrica
La empresa La Maderera SRL, fabricante de muebles a medida, ha decidido relevar la
secuencia de sus operaciones de ventas al contado con el fin de efectuar un análisis de
las mismas que permita detectar fortalezas y debilidades en el proceso. El itinerario de
una operación de ventas típica consta de los siguientes pasos:
Pasos
Área
Tareas / Actividades
1
Ventas
Recibe el pedido del Cliente y controla sus datos y las condiciones del
pedido. A continuación prepara el “
Formulario de Pedidos de
Producción
” por duplicado; envía el original a Fabricación y archiva
transitoriamente el duplicado.
2
Fabricación
Recibe el pedido y verifica la existencia de materiales y materias
primas, generando el “
Pedido de Materiales
” por duplicado, envía el
original a Almacenes y archiva la copia en forma definitiva.
3
Almacenes
Controla el “
Pedido de Materiales
” y suministra lo solicitado,
devolviéndolo junto con los insumos para que Fabricación lo firme
prestando conformidad al envío. Una vez recibido, lo archiva
definitivamente y actualiza las Fichas de Stock de Materiales y Materias
Primas.
4
Fabricación
Ejecuta el proceso productivo. Cuando se completa el pedido solicitado,
confecciona el “
Formulario de Productos Terminados
” por triplicado.
Envía original y duplicado a Almacenes junto con los productos
terminados y el triplicado a Ventas.
5
Almacenes
Firma el original del “
Formulario de Productos Terminados
” por la
recepción del lote y lo devuelve a Fabricación quien lo archiva
definitivamente. Actualiza las Fichas de Stock de Productos
Terminados.
6
Ventas
Controla la documentación en su poder, archiva definitivamente el
“
Formulario de Pedido de Producción
” y el “
Formulario de Productos
Terminados
”. Solicita telefónicamente a Facturación la confección del
“
Remito
” y la “
Factura
”.
7
Facturación
Prepara “
Remito
” y “
Factura
” por duplicado. Entrega originales de
ambos y duplicado de Factura a Ventas. Registra la “
Factura
” y
archiva definitivamente el duplicado del “
Remito
”.
8
Ventas
Controla la documentación recibida y envía la mercadería junto con los
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originales del “
Remito
” y “Factura” al Cliente quien firma el primero en
conformidad y lo devuelve. Archiva definitivamente el “Remito” y el
duplicado de la Factura.
Consigna: En base a la descripción anterior, grafica el Cursograma correspondiente.
Ejercicio N°6: Ventas a crédito mediante viajantes
La empresa Santa Fe Insumos SA, se dedica a la compra y venta, mediante
distribuidores, de accesorios y artículos de ferretería. Cuenta con un equipo de
viajantes distribuidos por zonas dentro de la provincia de Santa Fe, los cuales visitan
los diferentes comercios y concretan las operaciones de venta. Posee además tres
vehículos para el reparto a través de los cuales se hacen las entregas de los artículos
vendidos en los domicilios de los clientes. El gerente de comercialización ha relevado
los pasos que actualmente son efectuados para concretar las ventas:
Pasos
Área
Tareas / Actividades
1
Viajante
Confecciona las “
Notas de pedido
” por cuadruplicado. Entrega
al Cliente el triplicado. El original y el duplicado se remiten a
Ventas y retiene la última copia de manera definitiva.
2
Ventas
Recibe las “
Notas de pedido
” y verifica los precios y
condiciones. Envía el original de la “
Nota de pedido
” a Créditos
y se reserva el duplicado transitoriamente.
3
Créditos
Investiga la situación crediticia del Cliente. Si se autoriza la
operación envía el original de la “
Nota de pedido
” a
Almacenes. En caso contrario, devuelve la nota observada a
Ventas, para que le informe telefónicamente al viajante y al
Cliente su situación. Luego, destruye la Nota de Pedido.
4
Almacenes
Prepara la mercadería solicitada y emite un “
Remito
” por
cuadruplicado, guardando el original como archivo, enviando el
duplicado a Ventas para que inicie el proceso de facturación y
enviando la mercadería con las otras dos copias a Despacho.
5
Ventas
Recibe el “
Remito
” y controla sacando de archivo transitorio la
“
Nota de pedido
” (duplicado). Verifica el “
Remito
”. Prepara la
“
Factura
” por triplicado.
Cuando el cliente concurre a pagar la mercadería, entrega el
original de la factura y archivando definitivamente el duplicado,
enviando a Contaduría el resto de la documentación en su
poder.
6
Despacho
Coteja la mercadería con el “
Remito
”. Entrega la mercadería al
cliente junto con una copia del Remito cuando éste presenta la
Factura, y hace firmar en conformidad la otra copia,
archivándola definitivamente.
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7
Contaduría
Realiza los registros de los movimientos comerciales,
archivando definitivamente toda la documentación en su poder
Consigna: en base a la descripción anterior, grafica el Cursograma correspondiente.
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