CAJA Y BANCOS
Prof. Oscar Martín
Año 2023
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CAJA Y BANCOS
SUMARIO
1. Concepto y características
2. Contenido del rubro
2.1. Caja
2.2. Fondo fijo
2.3. Cuentas bancarias
3. Medición inicial y posterior
3.1. Partidas en moneda argentina
3.2. Partidas en moneda extranjera
4. Resultados relacionados
4.1. Partidas en moneda argentina
5. Presentación en los estados contables y revelación en notas
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Caja y Bancos
1. Concepto y características
El rubro Caja y Bancos según la normativa contable argentina
1
“Incluye el dinero en
efectivo en caja y cuentas bancarias del país y del exterior y otros valores con similar
liquidez y capacidad para actuar como medios de pago”.
Presenta las siguientes características:
a) liquidez inmediata: es el rubro más líquido del activo.
b) poder cancelatorio ilimitado: puede ser utilizado como medio de pago para la
cancelación de obligaciones.
Con respecto a la liquidez de un activo se hace referencia a su mayor o menor
facilidad o rapidez para transformarse en dinero efectivo. Los créditos por ventas son
más líquidos que las mercaderías. Esto se debe a que mientras los créditos por ventas
sólo resta cobrarlos para que se hagan efectivo, las mercaderías primero hay que
venderlas y después cobrar el crédito. Una acción con cotización es más líquida que
una que no tiene cotización ya que la primera puede venderse fácilmente en la Bolsa a
la cotización del día y transformarse en efectivo rápidamente, mientras que la que no
tiene cotización es más difícil de vender. En Caja y Bancos hay dinero efectivo, por eso
se dice que es el rubro más líquido de activo.
El poder cancelatorio ilimitado se refiere a la propiedad que tiene el dinero como
medio para cancelar cualquier tipo de obligaciones. Normalmente se incluye en este
rubro tanto la moneda de curso legal en nuestro país (pesos) como la moneda
extranjera, especialmente los dólares estadounidenses, ya que también se utilizan
asiduamente para la cancelación de deudas en la operatoria habitual de los negocios.
2. Contenido del rubro
Los elementos patrimoniales que integran este rubro son:
a) Dinero en efectivo en pesos o en moneda extranjera: la moneda de curso legal en
nuestro país o en otros países.
1
1
F.A.C.P.C.E. Resolución Técnica Nº 54 (2022) Normas contables profesionales: norma unificada
argentina de contabilidad”. Párrafo 205. “Caja y Bancos”.
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b) Cheques de terceros: cheques comunes y cheques de pago diferido corrientes,
recibidos en la operatoria comercial de la empresa y que ya están en condiciones de
ser cobrados, depositados en las cuentas bancarias de la empresa o utilizados para
cancelar obligaciones endosándolos a favor de terceros.
c) Saldos acreedores en cuentas corrientes bancarias en pesos o en moneda
extranjera: son saldos en cuenta corriente de libre disponibilidad.
d) Saldos acreedores en cajas de ahorros en pesos o en moneda extranjera: estos
saldos no deben tener limitación alguna para la extracción de los fondos.
No deben considerarse en este rubro los depósitos a plazo fijo y los cheques de pago
diferido no corrientes (que todavía no han llegado a su fecha de vencimiento) que se
incluyen en Inversiones y Créditos, respectivamente.
Para la operatoria habitual existen dos formas para la utilización de los fondos:
a) uso generalizado: cuando los fondos disponibles se utilizan para efectuar pagos de
cualquier tipo o depósitos bancarios; en este caso se trabaja con las cuentas Caja y
Banco Cta Cte.
b) uso restringido: es el que se aconseja para tener un mejor control del movimiento de
los fondos y se basa en tres premisas:
todos los ingresos de fondos por cobranzas deben depositarse en una cuenta
corriente de la empresa,
todos los pagos deben efectuarse con la emisión de cheques propios,
se debe implementar un fondo fijo para hacer frente a los pagos menores
En este caso se utilizan las cuentas Recaudaciones a depositar, Banco Cta Cte y
Fondo Fijo
2.1. Caja
Es una cuenta patrimonial de activo y funciona de la siguiente manera:
- Se debita: por los cobros en efectivo o en cheques comunes de terceros, por los
cheques de pago diferido de terceros que llegaron a su fecha de vencimiento, por
sobrantes de caja resultante de los arqueos.
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- Se acredita: por los pagos en efectivo o con cheques comunes de terceros, por los
pagos con cheques de pago diferido de terceros que ya han llegado a su fecha de
vencimiento, por faltantes de caja resultantes de los arqueos.
- Saldo: deberá ser deudor o estar saldada.
- Significado del saldo: el importe del dinero en existencia y de los cheques de
terceros comunes y de pago diferido, que están en cartera ya disponibles para su
cobro, depósito o endoso a terceros.
En Caja se incluye básicamente el dinero en efectivo en moneda nacional y los
cheques comunes y los cheques de pago diferido corrientes, recibidos de terceros.
Contablemente se irán registrando todos los cobros, pagos o depósitos efectuados y
periódicamente se irá controlando que el saldo contable de Caja coincida con el dinero
y los cheques de terceros que físicamente están en la empresa. Para realizar dicho
control, entonces, debe realizarse el inventario (detalle de las existencias) de todos los
elementos integrantes de la Caja. A este inventario se lo denomina arqueo de caja y
se hará diaria, semanal, mensual y/o anualmente en función de las necesidades de la
empresa.
El encargado o responsable de la Caja, habitualmente llamado tesorero, seguramente
hará este control diariamente. El contador de la empresa posiblemente realizará este
control todos los meses, y seguramente al cierre del ejercicio, para preparar los
estados contables.
Es decir, entonces, que el saldo contable de Caja debe coincidir con el recuento físico
del dinero y de los cheques de terceros. Para lograr esta coincidencia puede ser
necesario detraer del saldo contable los elementos que no cumplan los requisitos
exigidos para la Caja (por ejemplo un cheque de pago diferido que todavía no ha
llegado a su vencimiento), corregir algún error del saldo contable o aceptar algún
faltante o sobrante de caja proveniente de la operatoria normal de la tesorería.
Ejercicio Nº1
Una empresa prepara al 30 de abril de 2022, fecha de cierre de su quinto ejercicio
comercial, la planilla para el arqueo de Caja que surge del inventario físico realizado:
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- Dinero en efectivo....................................................................................
4.897
- Factura contado original Nº 635 por compra de art. de librería...............
220
- Cheque Nº 444 cargo Banco Río con fecha 15/04/2022......................
900
- Recibo duplicado Nº 333 a nuestro cliente J. Pérez por la cancelación
de su deuda en efectivo........................................................................
1.300
- Saldo de Caja según Mayor al 30/04/2022
4.720
Se solicita:
1) Preparar el arqueo de Caja y su comprobación.
2) Registrar en un libro Diario a tres columnas los ajustes necesarios.
3) Preparar el mayor de la cuenta Caja.
Solución
Comprobación:
Saldo del Mayor..........................
4.720
menos fact. 635..........................
-220
más recibo 333...........................
1.300
Saldo ajustado............................
5.800
Arqueo:
Dinero en efectivo.......................
4.897
Cheque 444................................
900
Saldo real....................................
5.797
Saldo contable............................
5.800
Diferencia (faltante)
-3
Asientos de ajuste:
30-04-2022
DEBE
HABER
Gastos de Administración
220
Papelería y útiles de oficina
220
Caja
220
30-04-2022
Caja
1.300
Deudores por Ventas
1.300
J. Pérez
1.300
30-04-2022
Faltantes de Caja
3
Caja
3
6
Caja
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo anterior
4.720
30/04/22
Compra útiles de oficina
220
4.500
30/04/22
Cobro a deudores por ventas
1.300
5.800
30/04/22
Faltante de Caja
3
5.797
En primer lugar se determinó el verdadero saldo contable de Caja después de
considerar dos comprobantes: la factura de útiles de oficina (egreso) y el recibo
extendido al deudor (ingreso), que no habían sido registrados todavía. De esta manera
se llegó a un saldo ajustado de la cuenta Caja de $ 5.800.
Luego se seleccionaron los elementos que corresponden a Caja, esto es el dinero en
efectivo y el cheque de terceros 444, y se constató que el saldo físico real es $5.797,
que comparado con el saldo contable arroja una diferencia (faltante) de $ 3.
Por último se procedió a hacer los ajustes contables registrando: la factura de compra
de librería, el recibo del cliente y el faltante de dinero en Caja.
Los faltantes de Caja pueden ser a cargo de la empresa (como en este caso) o puede
ser a cargo del Cajero. Esto último es así cuando el empleado a cargo de la Caja tiene
una asignación especial sobre su sueldo para atender a las posibles diferencias de
caja.
Con respecto a los comprobantes, es normal que el original es siempre el que es
entregado a la otra parte y el duplicado es el queda para quien lo emite. Por eso en
este caso la factura Nº 635 es por una compra porque es el original (el duplicado quedó
en poder de la librería) y el recibo Nº 333 es por un cobro porque es el duplicado (el
original se lo entregamos al cliente).
Ejercicio Nº 2
Al 31 de diciembre de 2022 se poseen los siguientes datos para realizar el arqueo de
Caja:
- Saldo según mayor $ 33.840
- Dinero en efectivo $ 8.400
- Cheque común c/Banco Macro SA Nº 22445566 con fecha de libramiento
20/12/2022 $ 5.250
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- Factura original Nº 0012-00021445 por compra de combustible para nuestro
camión de reparto de mercaderías $ 2.500
- Cheque de pago diferido c/Banco Nación nº 11223344, librado el 10/07/2022
por nuestro cliente Julián Álvarez para el pago parcial de una factura en
cuenta corriente, con fecha de vencimiento 10/12/2022 $ 3.100
- Cheque de pago diferido c/Banco Nación nº 11223345, librado el 10/07/2022
por nuestro cliente Julián Álvarez para el pago parcial de una factura en
cuenta corriente, con fecha de vencimiento 10/01/2023 $ 3.100
- Recibo de pago duplicado Nº 0010-00018334 por cancelación de una venta
al contado a consumidor final $ 1.210
- Comprobante por el pago en efectivo de la declaración jurada mensual de
IVA del mes de noviembre 2022 (ya se contabilizó la determinación de la
posición mensual) $ 12.700
Se solicita:
1) Preparar el arqueo de Caja y su comprobación.
2) Registrar en un libro Diario a tres columnas los ajustes necesarios.
3) Preparar el mayor de la cuenta Caja.
Comprobación:
Saldo del Mayor
33.840
menos fact. Nº 0012-00021445
- 2.500
menos cheque Bco Nación Nº 11223345
- 3.100
más recibo Nº 10-18334
1.210
menos comp. pago IVA
- 12.700
Saldo ajustado
16.750
Arqueo:
Dinero en efectivo.......................
8.400
Cheque común c/Bco Macro SA Nº 566
5.250
Cheque pago diferido c/Bco Nación Nº 344
3.100
Saldo real....................................
16.750
8
31-12-2022
DEBE
HABER
Gastos de comercialización
2.500
Combustibles y lubricantes
2.500
Caja
2.500
31-12-2022
Cheques de pago diferido a cobrar
3.100
Caja
3.100
31-12-2022
Caja
1.210
Ventas
1.000
IVA débito fiscal
210
31-12-2022
Iva Posición neta mensual
12.700
Caja
12.700
Caja
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo anterior
33.840
31/12/22
Compra de combustible
2.500
31.340
31/12/22
Reclasificación cheque pago dif.
3.100
28.240
31/12/22
Cobro venta al contado
1210
29.450
31/12/22
Pago IVA Noviembre 2022
12.700
16.750
2.2. Fondo fijo
Es cuenta patrimonial de activo y presenta las siguientes características:
- Se debita: al constituirse el fondo fijo o por el incremento de su monto.
- Se acredita; por la reposición de los fondos utilizados, por su cancelación o por la
disminución de su monto
- Saldo: debe ser deudor o estar saldada
- Significado del saldo: El importe de los los fondos que la entidad destina a pagar los
gastos menores.
Se hizo referencia que para tener un mejor control interno de las operaciones que
implican movimientos de fondos es conveniente depositar íntegramente todos los
fondos ingresados y esto obliga a las empresas a realizar todos los pagos con cheques
propios que deben emitir. Pero hay gastos pequeños que no suelen pagarse con
cheque (compra de algún artículo de librería, pago de estacionamiento o peaje de los
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rodados de la empresa, etc.). Para atender este tipo de gastos las empresas mantienen
un fondo en efectivo denominado fondo fijo, que funciona de la siguiente manera:
a) se asigna una suma determinada de dinero, para afrontar esos pagos menores,
para constituir el fondo fijo,
b) se emite un cheque propio por ese importe para retirarlo del Banco y
entregárselo al encargado del fondo fijo,
c) el encargado del fondo fijo realiza los pagos en efectivo según las necesidades
siguiendo las pautas establecidas por la empresa (por ejemplo: solamente por
valores menores a un determinado importe),
d) cuando se llega a un importe mínimo establecido previamente, el encargado
confecciona una planilla de pedido de reposición de fondo fijo con todos los
comprobantes que ha pagado con el fondo hasta ese momento,
e) de ser aceptada esa planilla, se emite un cheque por un importe equivalente a la
suma gastada según los comprobantes que, al ser cobrado, permitirá al
encargado del fondo fijo tener en su poder nuevamente dinero efectivo por un
importe equivalente al fondo fijo asignado.
Este fondo deberá reponerse periódicamente cuando se agote o llegue a un nivel
predeterminado. Por ejemplo se destinan $ 5.000 al fondo fijo. Para esto se libra un
cheque por ese importe para retirarlo del Banco y se entrega al responsable de
administrar ese fondo, quién lo irá utilizando en función de las necesidades. Cuando
llegue a menos de $ 500, por ejemplo, se repondrá el dinero utilizado librando un nuevo
cheque por el importe gastado para llegar nuevamente a $ 5.000.
Si se considera en algún momento que el monto del fondo es insuficiente, puede
incrementarse haciendo el mismo asiento contable que se utiliza cuando se crea.
Inversamente si el monto del fondo resulta excesivo puede disminuirse su monto
haciendo el asiento inverso al anterior.
Ejemplo de fondo fijo
La empresa Rosario S.A. tiene implementado un sistema de uso restringido de fondos,
utilizando para la atención de sus gastos menores un fondo fijo de $ 6.000.
10
Durante la última semana de abril 2022 se realizaron con dicho fondo los siguientes
pagos:
Recibo Nº 111 original de Friotex SA por la instalación de un equipo de aire
acondicionado por $.1.200.
Comprobante de pago de la cuota de un club del socio de la empresa R.
González por $850.
Comprobante interno por anticipo de gastos de movilidad a rendir del viajante J.
J. López por $1.000.
Factura Nº 737 de fotocopias del catálogo de ventas por $480.
Se solicita:
1) Registrar la orden de pago Nº 222 por la constitución del fondo fijo mediante la
emisión del cheque Nº 454 cargo Banco Nación Argentina con fecha 01/04/2022.
2) Realizar la planilla de reposición del fondo fijo.
3) Registrar la orden de pago Nº 333 por la reposición del fondo fijo con cheque
656 cargo Banco Nación Argentina con fecha 01/05/2022.
4) Registrar la minuta de contabilidad Nº 444 por la disminución del fondo fijo en
$200 por considerarlo excesivo con fecha 06/5/2022
Solución
Constitución del fondo fijo:
01/04/2022
Fondo Fijo
6.000
Banco Nación Argentina Cta Cte
6.000
Planilla de reposición del fondo fijo
FECHA
CONCEPTO
GASTOS
ADMINIST
GASTOS
COMERC.
CUENTAS VARIAS
CUENTA
IMPORTE
xx-x-xx
Recibo 111
Instalaciones
1.200
xx-x-xx
Comprobante del club
Cuenta Part.
850
xx-x-xx
Anticipos Gastos a Rendir
Ant. Gtos a Rendir
1.000
xx-x-xx
Factura 737
Publicidad
480
Total
480
3.050
11
Reposición del fondo fijo:
Alternativa 1
01/05/2022
Instalaciones
120
Cuentas particulares de socios
85
R. González
85
Anticipos gastos a rendir
100
Gastos de Comercialización
48
Publicidad
48
Banco Nación Argentina Cta Cte
353
Alternativa 2
01/05/2022
Instalaciones
120
Cuentas particulares de socios
85
R. González
85
Anticipos gastos a rendir
100
Gastos de Comercialización
48
Publicidad
48
Fondo Fijo
353
01/05/2022
Fondo Fijo
353
Banco Nación Argentina Cta Cte
353
Reducción del fondo fijo
06/05/2022
Recaudaciones a depositar
200
Fondo Fijo
200
2.3. Cuentas bancarias
La cuenta Banco….c/c es una cuenta patrimonial de activo en el caso que tenga saldo
deudor y presenta las siguientes características:
- Se debita: por depósitos en dinero o cheques de terceros en ventanilla o por cajero
automático, por notas de crédito bancarias por reintegro de gastos, por acreditación
de depósitos a plazo fijo a su vencimiento, por acreditación de préstamos obtenidos,
por transferencias bancarias recibidas de otras cuentas del mismo ente o de
terceros, por acreditación de cobros de ventas con tarjetas de crédito y/o débito, por
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acreditación de cobros por servicios administrados por el banco por cuenta del ente
(cobros de alquileres, cuotas de cuotas de asociados, etc).
- Se acredita: por la emisión de cheques comunes, por cheques de pago diferido
emitidos que llegaron a su fecha de vencimiento, por pagos o extracciones en
cajeros automáticos, por retiros de fondos por ventanilla, por transferencias
bancarias a otra cuenta del mismo ente o de terceros, por constitución de plazos
fijos en la misma entidad bancaria, por cancelación parcial o total de préstamos, por
notas de débito bancarias en concepto de gastos o intereses, por el débito
automático en cuenta por pagos de distintos conceptos (servicios, impuestos, saldos
de tarjetas de crédito, etc.).
- Saldo: deberá ser deudor para integrar el rubro Caja y bancos, o estar saldada.
- Significado del saldo: representa el dinero a favor del ente disponible en la cuenta
corriente.
Cada movimiento de la cuenta corriente se irá registrando contablemente y, por lo
tanto, el saldo de la cuenta bancaria que refleja el mayor contable debe coincidir con el
saldo expresado en el resumen de cuenta bancario. Puede suceder que esos saldos
(contable y bancario) no coincidan. Esto puede deberse a varios motivos, por ejemplo:
a) Cheques propios emitidos por la empresa (ya registrados contablemente) y
todavía no presentados al cobro por sus tenedores; por lo tanto todavía no están
debitados por el Banco en la cuenta corriente. Este desfasaje no exige
correcciones y sus efectos desaparecen con el tiempo.
b) Depósitos de valores al cobro realizados por la empresa (ya registrados) que el
Banco todavía no ha acreditado en la cuenta corriente. En este caso tampoco
deben hacerse correcciones porque sus efectos también desaparecen con el
tiempo.
c) Depósitos hechos por clientes o transferencias a nuestra cuenta corriente (de los
que aún no fuimos notificados) y, por lo tanto, ya están acreditados pero no
registrados contablemente.
d) Notas de débito o de crédito emitidas por el banco (que figuran en su resumen)
pero que aún no hemos recibido y, por lo tanto, no están registradas
contablemente.
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e) Errores u omisiones en las registraciones contables: depósitos, cheques, notas
de débito o de crédito registrados por importes distintos -o signos distintos- a los
reales, duplicados o no registrados; los mismos comprobantes anteriores que
corresponden a un Banco y fueron registrados en la cuenta de otro, etc.
f) Errores en las registraciones del Banco: gastos, intereses o sellados que no
corresponden, etc.
En estos casos en que los saldos contable y bancario no coinciden se debe proceder a
conciliarlos, es decir a verificar las causas de las diferencias entre ambos y proceder a
su ajuste. Este proceso es conocido como conciliación bancaria.
De todas las diferencias que surgen de la conciliación solamente originarán ajustes los
errores u omisiones, pero no las originadas en desfasajes operativos de la cuenta
corriente (puntos a y b de la enumeración anterior).
Ejemplo Nº 1
La empresa Santa Fe S.R.L. utiliza para su operatoria comercial la cuenta corriente Nº
1957/01 del Nuevo Banco de Santa Fe SA.
Al recibir del banco el resumen de la cuenta mencionada, correspondiente a los
movimientos del mes de abril de 2022, procede a su confrontación con la cuenta
contable de ese banco a fin de realizar la conciliación entre ambos y determinar el
saldo real. A continuación se reproduce la documentación mencionada.
Resumen de cuenta bancaria – Nuevo Banco de Santa Fe SA – Cuenta Nº 1957/01
NUEVO BANCO DE SANTA FE S.A.
Cuenta corriente Nº 1957/01 Titular: Santa Fe S.R.L.
FECHA
CONCEPTO
DÉBITOS
CRÉDITOS
SALDO
31/03/22
Saldo al inicio
2.390
01/04/22
Depósito 72 hs.
1.000
3.390
02/04/22
Cheque Nº 218
230
3.160
04/04/22
Cheque Nº 217
540
2.620
08/04/22
Depósito efectivo
2.000
4.620
08/04/22
Nota crédito Nº 164
2.120
6.740
11/04/22
Cheque Nº 220
1.214
5.526
11/04/22
Nota débito intereses descubierto
192
5.334
15/04/22
Depósito 48 hs
3.125
8.459
17/04/22
Nota crédito Nº 334
360
8.819
21/04/22
Cheque Nº 221
263
8.556
21/04/22
Cheque Nº 219
2.420
6.136
27/04/22
Nota débito gastos resumen
8
6.128
27/04/22
Cheque Nº 223
1.815
4.313
27/04/22
Cheque Nº 224
150
4.163
14
27/04/22
Nota débito documento sola firma
1.500
2.663
27/04/22
Iva del mes
42
2.621
Mayor de la cuenta “Nuevo Banco de Santa Fe SA - Nº 1957/01”
Nuevo Banco de Santa Fe - Cta. Cte.
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
31/03/22
Saldo
2.850
01/04/22
Cheque Nº 218 anticipo para gastos
230
2620
08/04/22
Depósito en efectivo
2.000
4.620
08/04/22
Cheque Nº 219 pago a proveedores
2.420
2.200
09/04/22
Cheque Nº 220 pago a acreedor J. Maldonado
1.241
959
11/04/22
Acreditación dividendos Alba SA
2.120
3.079
13/04/22
Depósito cheque c/Banco Galicia Nº 765
3.125
6.204
20/04/22
Cheque Nº 221 pago movilidad
263
6.467
25/04/22
Cheque Nº 222 pago honorarios
450
6.017
25/04/22
Depósito 48 hs. Cheque c/Banco de Santa Fe
1.660
7.677
26/04/22
Cheque Nº 223 factura mercaderías al contado
1.815
5.862
Referencias
La nota de crédito Nº 334 corresponde al alquiler del mes de abril/22 de un
inmueble de propiedad de la empresa, que es administrado por el banco.
El cheque Nº 224 corresponde a un retiro particular realizado por el socio
Lautaro Martínez.
Se acepta que la información del resumen bancario es correcta. Si hay errores
considerar que los mismos se cometieron al realizar las registraciones en el libro
Diario.
Se solicita:
1) Conciliar los saldos iniciales
2) Realizar la conciliación a fin de mes determinando el saldo real partiendo:
a) del resumen bancario
b) del mayor de la cuenta
3) Registrar en un libro Diario General, a tres columnas, los ajustes que
correspondan, utilizando cuentas colectivas y simples.
4) Presentar el mayor de la cuenta “Nuevo Banco de Santa Fe SA - Cta. Cte” con
su saldo real al 30 de abril de 2022.
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