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Las Minutas Contables
El sistema contable, para asegurar la adecuada y completa captacion de
datos, debiera tomar los recaudos para que toda la captación se instrumente en
forma escrita. De ese modo, se encontrarian todas las registraciones contables
“documentadas físicamente”.
Los comprobantes en general representan el elemento o soporte fisico que da
nacimiento e impulso al proceso contable, inicialmente en la etapa de la
captación de datos. Luego son usados prácticamente a lo largo de todo el
proceso contable .Por eso se dice que los comprobantes son:
a) Documentación Fuente: Antes y durante el proceso contable
b) Documentación Respaldatoria: Durante y al final del proceso contable
Las minutas contables, constituyen un soporte fisico complementario a
los comprobantes tradicionales. Representan tambien elementos que en
algunos casos dan inicio y soporte al proceso contable, .
Forman parte de los papeles de trabajo. Estos en la teneduría de libros
son los que contienen (muestran y almacenan) anotaciones preliminares,
cálculos y antecedentes documentales diversos que respaldan las registraciones
contables. Tienen contenido literal y numerico.
Según la real academia define como MINUTA: Borrador de una escritura,
contrato, etc. Apuntación que se hace por escrito.
Otro concepto dice: Borrador de un documento legal, en especial un
contrato, hecho antes de formalizarlo.
En nuestra asignatura consideraremos :
Minutas Contables: todas aquellas anotaciones preliminares que
pueden respaldar asientos contables y que reúnen las características
de evidencia, sustento y antecedente suficientes de determinados
hechos económicos registrables para el ente.
Características de las minutas contables:
•
Se confeccionan por escrito contemplando –de ser posible- diseños
estandarizados, y los datos del emisor, receptor, fecha.
•
Representan
evidencias
escritas que manifiestan con certeza la ocurrencia de
determinados hechos económicos registrables,
•
Sustentan
muestran documentadamente la intervención de los responsables
en los procesos de confección y control, ello permite el seguimiento y control
•
Contienen todos los an
tecedentes
relativos a datos, cálculos e información
relevante que hacen al hecho económico.
•
Deben ser archivadas como elemento de consulta y respaldo de las
transacciones.
•
No REEMPLAZAN a la documentación fuente, pero sirgen a los fines de la
compitlaciony síntesis de la información contenida en multiples
documentaciones que por su importancia, volumen y razones de seguridad,
se encuentran resguardadas.
Necesidad e importancia de las Minutas Contables
El sistema de información contable debe estar diseñado de modo tal que
permitir el ingreso al mismo, solamente de los hechos considerados como
validos para su procesamiento. Son aquello que establecen relaciones jurídicas
con terceros con efectos objetivamente medibles. O bien variaciones
patrimoniales no transaccionales internas o externas al tente, pero procesables
desde el punto de vista contable. Estas ultimas son las que habitualmente
generan mayores dificultades para su exteriorizacion escrita o documental.
Todas las variaciones patrimoniales, transaccionales o no, siempre deben
probarse, registrase y justificarse (estar respaldada), por medio de elementos
fisico escritos, a los cuales denominamos genéricamente documentación
respaldatoria.
Documentar
es la acción y el efecto de documentar, y respaldatoria
porque es el sustento de una registracion.
Existen determinados hechos económicos registrables que por su
naturaleza, generalmente no transaccionales (que por razones de control interno
y de gestión) necesitan exteriorizarse por escrito para generar asi la aparicion de
una documentación de respaldo.
Sintetizo que –enunciativamente- la importancia y funcion de la minuta
contable radica en:
•
INTEGRAR los distintos subsistemas, cuando no existe integracion
automatica electrónica, a traves de un comprobante escrito. Por ejemplo las
minutas conteniendo los asientos resúmenes de los subdiarios en un sistema
de registracion indirecta.
•
Configurar documentacion respaldatoria de aquellas transacciones u hechos
con efectos patrimoniales objetivamente medibles, y que no tengan
documentacion, o no la tenga especificas:
°
Incremento de valor por añejamiento de vinos,
°
Ajustes derivados de procedimientos de control. Por ejemplo
provenientes de arqueos, conciliaciones, recuentos fisicos.
°
crecimiento vegetativo
°
determinación y cálculo de bases imponibles de impuestos,
°
Información proveniente de otro registro, donde quedo la
documetnacin respaldatoria original,
°
Consumos de activos de vida plurianual (depreciación),
°
Determinación del costo de venta por diferencia de
inventario, etc.
•
Periodificacion de ingresos, costos y gastos
•
Devengamiento de impuestos.
•
Y en GENERAL efectuan la EXTERIORIZACION escrita de determinados
hechos obrando como documentacion de respaldo y todos su antecedentes
•
Obran como ELEMENTOS de CONTROL
Diseño y Contenido Minimo y comun a todas las minutas
La minuta en el enfoque sistémico del Sistema Contable, representa uno
de los elementos que une los distintos subsistema a traves de la información. La
minuta lleva información que la hace circular..
En líneas generales una Minuta Contable debe contener la siguiente
información
.
ENCABEZADO
Numeración.
Lo ideal,
seria que la misma este
preimpresa.
Correlativa – identificatoria –
codificación. Ello permitira el
seguimiento y control de las mismas,
incluso de las anuladas.
Fecha
Muy importante para la registracion y
para determinar la demora en circular.
Emisor
Sector – área – sección – departamento
– gerencia
.
Destinatario
Igual. Es importante su colocación para
que no quede dudas a quien entregar
.
Marca la rutina de la misma.
CUERPO
Cálculos y fuentes
documentales.
Detalle de los cálculos preliminares y
antecedentes de los importes a
registrar. Debe
IMPRESCINDIBLEMENTE citar la
documentación fuente de la minuta
Por ejemplo: contrato de locacion;
matriz de amortización de un prestamo;
informe de fabrica sobre la producción
en proceso; informe sobre las
existencias de bienes y l los distintos
valores.
Planillas – Gráficos
Con información relevante. Por ejemplo
es el caso de la planilla de
amortización, la planilla de liquidación
de sueldos y contribuciones patronales
(elemento fuente para la minuta).
Asiento propuesto
Asiento propuesto por el emisor para
su posterior registración.
Aca tendra en cuenta si existen
asientos prediseñados en la
organización.
PIE
Confección
Informa, la persona que confecciono y
debe ser la que corresponde en
funcion de la asignación de tareas.
Supervisión
Debe figurar la constancia del control
de quien superviso.
Control
Situacion similar a la anterior. Se utiliza
asi para determinar el seguimiento o
circulación de la minuta, si fue
sometida al control de quien
correspondia. Permite aplicar el dicho:
“lo que
se delega es la tarea no la
responsabilidad”
Acuse de recibo
Determina que la información llego a
su destinatario. En consecuencia podra
ser utilizada.
Teresa de Jesús MARIN de INOCENTE
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